DOYANDUIT – Bagi ASN yang dokumennya sudah lolos verifikasi di DMS (Document Management System) MyASN, langkah berikutnya yang sering terlewat adalah mengajukan E-Seal.
Padahal, cap elektronik ini menjadi penanda bahwa dokumen tersebut telah diterbitkan secara resmi dan dapat diverifikasi secara digital.
Saat ini banyak pengguna MyASN yang mengira proses unggah dokumen sudah selesai setelah berkas diterima sistem.
Faktanya, beberapa dokumen masih memerlukan pengajuan E-Seal agar statusnya lebih lengkap dan memiliki validitas elektronik dari instansi terkait.
Apa Itu E-Seal di MyASN?
E-Seal atau electronic seal adalah cap elektronik yang dipasang pada dokumen kepegawaian digital.
Fungsinya berbeda dengan tanda tangan elektronik (TTE). Jika TTE menunjukkan persetujuan pejabat tertentu, E-Seal mewakili instansi atau lembaga penerbit dokumen.
Secara umum, E-Seal berfungsi untuk:
- Menjamin keaslian dokumen
- Membuktikan dokumen berasal dari sistem resmi
- Menjaga integritas isi dokumen
- Memudahkan proses verifikasi digital
- Mengurangi kebutuhan legalisasi atau cap basah
Dalam praktiknya, satu dokumen bisa saja memiliki TTE sekaligus E-Seal.
Dokumen yang Bisa Diajukan E-Seal
Tidak semua dokumen dapat langsung diajukan.
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna MyASN, hanya dokumen yang sudah diverifikasi dan diterima dalam sistem DMS yang dapat diproses lebih lanjut.
Beberapa contoh dokumen yang umumnya tersedia untuk pengajuan E-Seal antara lain:
- SK CPNS
- DRH (Daftar Riwayat Hidup)
- SK pangkat dan golongan
- Dokumen kepegawaian lainnya yang tersimpan dalam arsip digital ASN
Syarat Sebelum Mengajukan E-Seal
Sebelum masuk ke menu pengajuan, pastikan beberapa hal berikut sudah terpenuhi:
| Persyaratan | Keterangan |
|---|---|
| Dokumen sudah diunggah | Berkas telah masuk ke DMS |
| Status terverifikasi | Ditandai centang hijau pada sistem |
| Akun ASN Digital aktif | Bisa login menggunakan NIP dan password |
| OTP tersedia | Dibutuhkan saat proses masuk |
| Koneksi internet stabil | Menghindari gagal kirim pengajuan |
Jika status dokumen masih “menunggu validasi admin”, pengajuan E-Seal biasanya belum dapat diproses.
Cara Ajukan E-Seal Dokumen di MyASN 2026
1. Login ke ASN Digital
Buka layanan ASN Digital melalui browser.
Kemudian:
- Klik Login
- Masukkan NIP
- Masukkan password MyASN
- Verifikasi menggunakan OTP
- Klik Sign In
2. Masuk ke Layanan Individu ASN
Setelah berhasil login:
- Klik logo BKN
- Pilih Layanan Individu ASN
- Masuk ke menu MyASN
Tunggu hingga dashboard terbuka sempurna.
3. Cek Status Dokumen di DMS
Masuk ke menu DMS.
Periksa setiap dokumen yang tersimpan.
Dokumen yang sudah memiliki tanda centang hijau atau telah diverifikasi dapat diajukan untuk mendapatkan E-Seal.
Sementara itu, dokumen yang masih berstatus pengajuan atau belum divalidasi perlu menunggu proses verifikasi terlebih dahulu.
4. Buka Menu Pengesahan Arsip Digital ASN
Langkah berikutnya:
- Pilih menu Layanan ASN
- Gulir ke bagian bawah
- Klik Pengesahan Arsip Digital ASN
Pada halaman ini akan muncul daftar arsip utama dan arsip kondisional yang tersedia.
5. Pilih Dokumen yang Akan Diajukan
Klik salah satu dokumen yang ingin diproses.
Pengguna juga dapat melakukan preview dokumen terlebih dahulu untuk memastikan file yang dipilih sudah benar.
6. Klik Ajukan E-Seal
Setelah memilih dokumen:
- Klik tombol Ajukan E-Seal
- Muncul jendela konfirmasi
- Klik Ajukan
Sistem akan memproses permintaan pengesahan.
7. Tunggu Verifikasi Instansi
Jika berhasil, status dokumen akan berubah menjadi:
Menunggu Verifikasi Instansi
Pada tahap ini pengguna hanya perlu menunggu proses validasi dari pihak yang berwenang.
Masalah yang Sering Terjadi saat Pengajuan E-Seal
Berikut beberapa kendala yang cukup sering ditemui pengguna:
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol E-Seal tidak muncul | Dokumen belum diverifikasi | Tunggu validasi DMS |
| Pengajuan gagal terkirim | Internet tidak stabil | Coba ulang saat koneksi membaik |
| Status tidak berubah | Sistem sedang antre memproses | Tunggu beberapa waktu |
| Dokumen tidak muncul | Berkas belum diunggah | Upload dokumen terlebih dahulu |
Dalam beberapa kasus, pengguna mengaku perlu menunggu cukup lama ketika banyak ASN mengakses layanan secara bersamaan.
Karena itu, jika proses terasa lambat, tidak selalu berarti sistem mengalami error.
Pengajuan E-Seal di MyASN 2026 sebenarnya cukup sederhana. Kuncinya ada pada status dokumen yang sudah diverifikasi di DMS.
Setelah itu, pengguna hanya perlu masuk ke menu Pengesahan Arsip Digital ASN dan mengajukan E-Seal pada dokumen yang tersedia.
Bagi ASN yang baru pertama kali menggunakan fitur ini, kebingungan biasanya muncul saat mencari menu pengesahan atau saat status dokumen belum berubah.
Selama dokumen sudah tervalidasi dan koneksi internet berjalan normal, proses pengajuan umumnya dapat dilakukan dalam hitungan menit.
