DOYANDUIT – Menyusun RPD (Rencana Penarikan Dana) atau RPU BOS kini bisa dilakukan lebih cepat dengan memanfaatkan data dari ARKAS. Dengan teknik yang tepat, kamu tidak perlu lagi membuat dari nol karena sebagian besar data sudah tersedia dan bisa diolah otomatis.
Metode ini banyak digunakan oleh operator sekolah karena lebih efisien dan meminimalkan kesalahan input.
Persiapan Awal yang Dibutuhkan
Sebelum mulai, siapkan beberapa hal berikut:
- File ARKAS (format PDF, biasanya per triwulan)
- Aplikasi converter PDF ke Excel (misalnya Nitro Pro atau sejenisnya)
- Microsoft Excel untuk pengolahan data
Langkah 1: Konversi ARKAS PDF ke Excel
Langkah pertama adalah mengubah file ARKAS ke format Excel agar bisa diedit.
Caranya:
- Buka file PDF ARKAS
- Gunakan fitur export ke Excel
- Tunggu hingga proses selesai
Setelah berhasil, kamu akan mendapatkan file Excel yang berisi data anggaran lengkap.
Langkah 2: Pilih Data Triwulan yang Dibutuhkan
Biasanya ARKAS berisi data 1 tahun penuh. Untuk RPD, kamu hanya perlu satu triwulan.
Yang harus dilakukan:
- Hapus data triwulan lain (misal TW 2, 3, 4)
- Sisakan hanya triwulan yang akan dibuat (misal TW 1)
Langkah 3: Bersihkan Data yang Tidak Digunakan
Agar lebih rapi dan mudah diolah:
- Hapus baris dengan nilai 0 (nol)
- Hapus kolom yang tidak diperlukan
- Fokus pada data yang benar-benar digunakan
Langkah ini penting agar perhitungan tidak terganggu.
Langkah 4: Ubah Struktur Kolom
Pada tahap ini, lakukan penyesuaian:
- Kolom triwulan → ubah menjadi jumlah
- Hapus kolom total tahunan
- Pastikan hanya data triwulan yang digunakan
Langkah 5: Hitung Volume Secara Otomatis
Untuk mendapatkan volume:
Gunakan rumus:
Volume = Jumlah ÷ Harga Satuan
Namun, sering terjadi selisih karena format angka.
Solusi:
- Sesuaikan nominal (misalnya tambah tiga nol jika perlu)
- Pastikan hasil volume sesuai dengan data ARKAS
Langkah 6: Susun Rumus Penjumlahan Bertingkat
Dalam RPD, biasanya terdapat struktur warna atau kategori:
- Putih → rincian item
- Kuning → jumlah dari rincian
- Hijau → akumulasi dari kuning
- Merah → total akhir
Cara menghitung:
- Kuning = jumlah dari putih
- Hijau = jumlah dari kuning
- Merah = jumlah dari hijau
Ini membantu menjaga struktur laporan tetap rapi dan sistematis.
Langkah 7: Cek Kesesuaian Total dengan ARKAS
Langkah ini sangat penting.
Caranya:
- Jumlahkan semua total akhir (merah)
- Bandingkan dengan total di ARKAS
Jika tidak sama:
- Cari selisih
- Telusuri bagian yang belum terhitung
Langkah 8: Rapikan Format RPD
Setelah angka sudah sesuai:
- Tambahkan kop surat
- Sesuaikan format tabel
- Tambahkan tanda tangan
Kamu bisa:
- Copy format dari RPD sebelumnya
- Edit sesuai tahun berjalan
Agar RPD Lebih Akurat
Agar hasil lebih maksimal:
- Selalu cek ulang angka
- Gunakan format angka yang konsisten
- Jangan abaikan selisih kecil
- Simpan file cadangan
Kesalahan yang Sering Terjadi
Beberapa kesalahan umum:
- Tidak menghapus data nol
- Salah format angka (kurang nol)
- Rumus tidak lengkap
- Total tidak sesuai ARKAS
Kesalahan kecil bisa berdampak besar pada laporan.
Cara membuat RPD dari ARKAS sebenarnya cukup mudah jika dilakukan dengan langkah yang tepat, mulai dari konversi data, pembersihan, hingga perhitungan otomatis di Excel.
Metode ini sangat membantu mempercepat pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan manual dalam penyusunan laporan BOS.
