DOYANDUIT – Bagi operator sekolah yang sudah menetapkan tanggal pengesahan ijazah, langkah berikutnya adalah mengunduh dokumen ijazah seluruh peserta didik sebelum proses pencetakan dilakukan.
Tahap ini sering dianggap sederhana, tetapi di lapangan masih banyak operator yang bingung karena menu unduhan kolektif tidak langsung terlihat. Akibatnya, sebagian sekolah masih mengunduh ijazah satu per satu yang tentu memakan waktu lebih lama.
Saat ini, sistem e-Ijazah 2026 sudah menyediakan fitur download massal sehingga seluruh ijazah siswa dapat diunduh dalam satu proses dan disimpan sebagai arsip sekolah.
Kapan Ijazah 2026 Bisa Diunduh?
Ijazah baru dapat diunduh setelah sekolah melakukan penetapan tanggal pengesahan atau tanggal penerbitan ijazah pada sistem.
Jika tahap tersebut belum selesai, opsi cetak dan download biasanya belum dapat digunakan secara optimal.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator sekolah, kesalahan yang cukup sering terjadi adalah mencoba mencetak ijazah sebelum memastikan tanggal pengesahan sudah tersimpan dengan benar.
Karena itu, pastikan seluruh proses validasi dan penomoran telah selesai terlebih dahulu.
Cara Download Ijazah 2026 untuk Semua Siswa Sekaligus
Proses pengunduhan dilakukan melalui menu pengelolaan ijazah pada aplikasi e-Ijazah.
Berikut langkah-langkahnya:
- Login ke aplikasi e-Ijazah.
- Masuk ke menu Manajemen Ijazah.
- Pilih Pengelolaan Ijazah.
- Buka menu Penomoran dan Validasi.
- Pilih Daftar Penomoran.
- Klik opsi Kolektif.
- Pastikan tanggal pengesahan ijazah sudah ditetapkan.
- Klik ikon titik tiga pada daftar siswa.
- Pilih Daftar Peserta.
- Klik menu Cetak Semua Format Ijazah.
- Sistem akan mengunduh seluruh ijazah siswa secara otomatis.
Metode ini jauh lebih efisien dibandingkan mengunduh satu per satu melalui ikon cetak pada setiap nama siswa.
Mengapa Sebaiknya Menggunakan Download Kolektif?
Di sekolah dengan jumlah lulusan puluhan hingga ratusan siswa, download individual bisa menjadi pekerjaan yang cukup melelahkan.
Fitur kolektif menawarkan beberapa keuntungan:
- Menghemat waktu operator sekolah.
- Mengurangi risiko ada ijazah yang terlewat.
- Mempermudah proses pencetakan massal.
- Memudahkan penyimpanan arsip digital.
- Mempercepat proses pengecekan data akhir.
Menariknya, banyak operator baru mengetahui fitur ini setelah mencoba mencetak satu per satu dan merasa prosesnya terlalu lama.
Tampilan dan Isi E-Ijazah 2026
Setelah file berhasil diunduh, operator akan melihat format ijazah yang sudah berisi data siswa.
Beberapa informasi yang biasanya tampil meliputi:
| Komponen | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Ijazah | Nomor resmi ijazah siswa |
| Barcode | Kode verifikasi dokumen |
| Logo Garuda | Identitas dokumen negara |
| Nama Siswa | Menggunakan format penulisan EYD |
| Tempat dan Tanggal Lahir | Data identitas siswa |
| NISN | Nomor Induk Siswa Nasional |
| Nama Sekolah | Satuan pendidikan penerbit |
| NPSN | Nomor Pokok Sekolah Nasional |
| Nomor SK Kelulusan | Dasar penetapan kelulusan |
| Tanggal SK Kelulusan | Tanggal keputusan kelulusan |
| Tanggal Penerbitan Ijazah | Tanggal pengesahan dokumen |
Dalam beberapa kasus, operator sempat mempertanyakan penulisan nama yang tidak seluruhnya menggunakan huruf kapital. Hal tersebut memang mengikuti kaidah EYD, sehingga huruf kapital hanya digunakan pada awal kata.
Cara Menyimpan Arsip Ijazah dengan Aman
Selain mencetak, sekolah juga disarankan menyimpan arsip digital seluruh ijazah.
Langkah ini sering dianggap sepele, padahal sangat membantu ketika terjadi kehilangan dokumen atau kebutuhan verifikasi di kemudian hari.
Beberapa lokasi penyimpanan yang direkomendasikan:
- Hard disk eksternal.
- Laptop atau komputer sekolah.
- Penyimpanan awan (cloud storage).
- Google Drive.
- Server sekolah jika tersedia.
Praktik yang cukup sering dilakukan operator berpengalaman adalah menyimpan minimal dua salinan arsip di perangkat berbeda untuk menghindari kehilangan data akibat kerusakan perangkat.
Ketentuan Pas Foto dan Pengesahan Ijazah
Setelah dicetak, ijazah perlu dilengkapi dengan pas foto siswa.
Umumnya menggunakan ukuran 3×4 cm.
Foto dapat berupa:
- Berwarna.
- Hitam putih.
Meski demikian, penggunaan foto berwarna masih menjadi pilihan yang paling banyak digunakan sekolah saat ini.
Jika Menggunakan Tanda Tangan Manual
Untuk ijazah yang ditandatangani secara manual:
- Kepala sekolah membubuhkan tanda tangan asli.
- Stempel sekolah harus mengenai area tanda tangan kepala sekolah.
- Stempel tidak wajib mengenai foto apabila posisi foto cukup jauh dari tanda tangan.
Namun jika letak foto dan tanda tangan berdekatan, banyak sekolah memilih menempatkan stempel yang mengenai sebagian foto dan sebagian tanda tangan sebagai langkah pengamanan tambahan.
Jika Menggunakan Tanda Tangan Elektronik
Berbeda dengan tanda tangan manual, ijazah yang menggunakan tanda tangan elektronik tidak memerlukan stempel basah.
Dokumen sudah dianggap sah sesuai mekanisme yang berlaku pada sistem.
Masalah yang Sering Dialami saat Download Ijazah
Berikut beberapa kendala yang sering dilaporkan operator sekolah:
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Menu cetak tidak muncul | Tanggal pengesahan belum ditetapkan | Lengkapi pengesahan terlebih dahulu |
| Data siswa tidak tampil | Sinkronisasi belum selesai | Periksa kembali data pada sistem |
| File gagal diunduh | Koneksi internet tidak stabil | Ulangi proses saat jaringan lebih baik |
| Jumlah ijazah tidak lengkap | Ada data siswa belum valid | Lakukan validasi ulang |
Bagian yang paling membingungkan biasanya bukan proses download, melainkan memastikan seluruh data siswa sudah valid sebelum ijazah diterbitkan.
Cara download ijazah 2026 sebenarnya cukup mudah setelah tanggal pengesahan ditetapkan. Operator sekolah hanya perlu masuk ke menu pengelolaan ijazah dan menggunakan fitur Cetak Semua Format Ijazah untuk mengunduh seluruh dokumen sekaligus.
Selain mencetak untuk siswa, jangan lupa menyimpan arsip digital di beberapa lokasi penyimpanan yang aman. Dari pengalaman banyak operator, arsip digital sering menjadi penyelamat ketika diperlukan pencetakan ulang atau proses verifikasi data di masa mendatang.
