DOYANDUIT – Muncul notifikasi “Anda tidak bisa membuat SPTJM peserta didik dikarenakan tidak terdapat peserta didik yang memenuhi kriteria untuk dibuatkan SPTJM-nya” saat mengakses e-Ijazah memang bikin panik.
Apalagi proses penerbitan ijazah biasanya dikejar tenggat waktu. Tidak sedikit operator sekolah yang mengaku sudah memeriksa data berkali-kali, tetapi tombol pembuatan SPTJM tetap tidak bisa digunakan.
Kasus ini hampir selalu dipicu oleh penyebab yang sama. Kabar baiknya, sebagian besar dapat diselesaikan tanpa harus meminta bantuan dinas.
Apa Itu SPTJM e-Ijazah?
SPTJM atau Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak merupakan dokumen yang dibuat operator sekolah sebagai bagian dari tahapan penerbitan e-Ijazah.
Dokumen ini menjadi bentuk pertanggungjawaban atas data peserta didik yang akan diproses dalam sistem. Tanpa SPTJM, proses e-Ijazah tidak dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya.
Penyebab SPTJM e-Ijazah Gagal Dibuat
Dari berbagai pengalaman operator madrasah dan sekolah, ada tiga hal yang paling sering menjadi penyebab munculnya pesan gagal tersebut.
1. Siswa Belum Ditetapkan Lulus
Ini merupakan penyebab paling mendasar.
SPTJM hanya bisa dibuat apabila terdapat peserta didik yang status kelulusannya sudah ditetapkan dalam sistem.
Cara Mengeceknya
- Login ke aplikasi e-Ijazah.
- Buka menu Penetapan Kelulusan.
- Pastikan jumlah siswa yang lulus sudah muncul.
Jika daftar kelulusan masih kosong, sistem otomatis menganggap belum ada data yang dapat dimasukkan ke dalam SPTJM.
Dalam beberapa kasus, operator mengira sudah menyimpan data kelulusan. Namun ternyata proses finalisasi belum dilakukan.
Bagian ini cukup sering terlewat karena tampilannya memang tidak terlalu mencolok.
2. Nomor SK Kelulusan Belum Diinput
Penyebab berikutnya adalah nomor SK kelulusan belum dimasukkan. Padahal, nomor tersebut menjadi syarat wajib sebelum sistem mengizinkan pembuatan SPTJM.
Yang Perlu Diperiksa
Pastikan data berikut sudah terisi:
- Nomor SK Kelulusan.
- Tanggal SK.
- Kepala sekolah atau kepala madrasah.
- Tahun kelulusan.
Biasanya satu sekolah hanya menggunakan satu nomor SK kelulusan untuk seluruh peserta didik pada tahun tersebut.
Kesalahan kecil seperti salah memilih SK atau lupa menyimpannya juga dapat memicu kegagalan.
3. Siswa Sudah Masuk ke SPTJM Sebelumnya
Nah, ini justru menjadi penyebab yang paling sering membuat operator bingung.
Sistem hanya mengizinkan satu peserta didik masuk ke satu SPTJM.
Artinya, jika siswa yang diluluskan ternyata sudah pernah dimasukkan dalam SPTJM sebelumnya, maka SPTJM baru tidak dapat dibuat.
Pesan gagal yang muncul biasanya sama, yaitu tidak ada peserta didik yang memenuhi kriteria. Padahal sebenarnya datanya sudah pernah diproses.
Tabel Troubleshooting SPTJM e-Ijazah
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tidak memenuhi kriteria | Siswa belum diluluskan | Tetapkan kelulusan terlebih dahulu |
| Tidak ada data siswa | Nomor SK belum diinput | Lengkapi data SK kelulusan |
| Tidak bisa membuat SPTJM baru | Siswa sudah masuk SPTJM sebelumnya | Periksa daftar SPTJM yang sudah dibuat |
| Perlu revisi SPTJM | SPTJM belum disetujui dinas | Batalkan lalu buat ulang |
| Data salah tetapi sudah disetujui | SPTJM sudah disahkan dinas | Koordinasi sesuai prosedur yang berlaku |
Apakah SPTJM Bisa Dibuat Lebih dari Sekali?
Jawabannya, bisa.
Tetapi ada ketentuan yang perlu dipahami. Misalnya terdapat 27 siswa.
- Sebanyak 25 siswa sudah memenuhi syarat kelulusan.
- Dua siswa lainnya masih perlu perbaikan data.
Maka operator dapat membuat:
- SPTJM pertama untuk 25 siswa.
- SPTJM kedua untuk dua siswa setelah datanya selesai diperbaiki.
Dengan kata lain, yang dibatasi bukan jumlah SPTJM, melainkan setiap siswa hanya boleh tercantum dalam satu SPTJM.
Inilah detail yang sering luput dipahami pengguna baru.
Bisakah SPTJM Dibatalkan?
Bisa, tetapi dengan syarat tertentu.
SPTJM Masih Belum Disetujui Dinas
Jika statusnya masih dalam proses atau belum disahkan, operator dapat:
- Membatalkan SPTJM.
- Memperbaiki data yang salah.
- Membuat ulang SPTJM.
SPTJM Sudah Disetujui Dinas
Jika sudah memperoleh persetujuan dinas, SPTJM tidak dapat dibatalkan secara mandiri melalui sistem. Karena itu, pengecekan sebelum mengirim SPTJM menjadi langkah yang sangat penting.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator, tahap verifikasi sering dilakukan terburu-buru karena mendekati batas akhir penerbitan ijazah. Akibatnya, kesalahan kecil baru disadari setelah dokumen disetujui.
Agar Tidak Mengalami Error SPTJM
Sebelum menekan tombol buat SPTJM, biasakan melakukan pengecekan berikut:
- Pastikan seluruh siswa sudah ditetapkan lulus.
- Verifikasi nomor SK kelulusan.
- Cek apakah siswa sudah masuk SPTJM sebelumnya.
- Teliti kembali jumlah peserta didik.
- Simpan bukti setiap tahapan sebagai arsip.
Kebiasaan sederhana ini bisa menghemat banyak waktu, terutama saat menghadapi tenggat penerbitan e-Ijazah.
Gagal membuat SPTJM e-Ijazah sebenarnya bukan masalah yang rumit jika penyebabnya sudah diketahui.
Ada tiga hal utama yang perlu diperiksa, yakni status kelulusan siswa, kelengkapan nomor SK kelulusan, serta kemungkinan siswa sudah tercantum dalam SPTJM sebelumnya.
Di lapangan, penyebab ketiga justru paling sering terjadi karena operator lupa pernah membuat SPTJM pada tahap sebelumnya.
Jika Anda sering menemui kendala serupa saat mengelola e-Ijazah, jangan ragu untuk mendokumentasikan setiap proses.
Catatan kecil tentang tahapan yang sudah dilakukan sering kali menjadi penyelamat ketika sistem menampilkan pesan error yang membingungkan.
