DOYANDUIT – Mengisi menu pindah buku dan pengeluaran kegiatan di ERKAM menjadi tahap penting setelah dana BOS masuk ke rekening madrasah.
Jika langkah ini terlewat atau dilakukan tidak sesuai urutan, laporan seperti BKU, kas tunai, hingga LPJ sering kali menampilkan saldo minus atau data yang tidak sinkron.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator dan bendahara madrasah, kesalahan paling sering terjadi karena dana langsung direalisasikan ke pengeluaran tanpa terlebih dahulu melakukan proses pindah buku.
Akibatnya, sistem menganggap tidak ada kas tunai yang tersedia untuk digunakan.
Mengapa Menu Pindah Buku di ERKAM Penting?
Sederhananya, pindah buku merupakan proses memindahkan dana dari rekening bank ke kas tunai.
Ketika dana BOS masuk ke rekening, statusnya masih berada di akun bank. Saat dana tersebut dicairkan atau digunakan untuk kegiatan, bendahara perlu mencatat proses tersebut melalui menu pindah buku.
Jika tahap ini dilewati, biasanya akan muncul beberapa masalah seperti:
- BKU menunjukkan saldo minus
- Kas tunai tidak sesuai
- Realisasi kegiatan tidak sinkron
- LPJ berpotensi bermasalah saat diperiksa
Dalam praktiknya, menu ini berfungsi seperti pencatatan penarikan dana dari bank sebelum digunakan untuk berbagai kebutuhan madrasah.
Cara Mengisi Pindah Buku di ERKAM
Pastikan Anda masuk menggunakan akun bendahara karena proses realisasi dilakukan dari akun ini.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Login ke ERKAM menggunakan akun bendahara.
- Buka menu Realisasi.
- Pilih submenu Pindah Buku.
- Klik tombol Tambah.
- Pilih sumber dana, misalnya BOS Tahap 1.
- Pilih rekening asal.
- Tentukan kas tujuan.
- Masukkan tanggal transaksi.
- Isi nominal yang dipindahkan.
- Unggah dokumen pendukung atau bukti rekening.
- Klik Simpan.
Setelah data tersimpan, dana dianggap sudah tersedia pada kas tunai dan siap digunakan untuk pengeluaran kegiatan.
Cara Mengisi Pengeluaran Kegiatan
Setelah proses pindah buku selesai, langkah berikutnya adalah menginput realisasi pengeluaran sesuai rencana kegiatan yang telah disusun sebelumnya.
Menambahkan Rincian Pengeluaran
Masuk ke menu Pengeluaran Kegiatan lalu pilih kegiatan yang akan direalisasikan.
Pada bagian rincian:
- Klik menu Tambah
- Pilih jenis belanja
- Isi metode pembayaran
- Masukkan nama penerima
- Isi tanggal transaksi
- Unggah bukti pembelian atau nota
- Simpan data
Untuk pembelian ATK dalam jumlah banyak, sebagian bendahara memilih menggunakan satu item umum seperti “Lainnya” agar proses input lebih sederhana dan tidak terlalu panjang.
Khusus Pembayaran Honor
Bagian ini sering membuat pengguna bingung.
Dalam beberapa kasus, honor Januari dan Februari baru dibayarkan setelah dana BOS cair pada Maret. Jika kondisi ini terjadi, tanggal kegiatan tetap ditulis sesuai periode sebenarnya.
Contohnya:
- Honor Januari: 2 Januari 2026
- Keterangan pelunasan: 10 Maret 2026
Cara ini membantu menjaga kesesuaian antara kegiatan yang dilaksanakan dan waktu pencairan dana.
Proses Persetujuan di Akun Kepala Madrasah
Setelah rincian pengeluaran selesai diinput:
- Login ke akun kepala madrasah.
- Lakukan persetujuan transaksi.
- Kembali ke akun bendahara.
- Lakukan realisasi.
- Masukkan tanggal realisasi.
- Isi nomor dokumen jika diperlukan.
- Simpan.
Jika sudah disetujui, data biasanya berubah status dan tidak dapat diedit kembali kecuali ditolak oleh kepala madrasah.
Kenapa BKU dan Kas Tunai Belum Langsung Muncul?
Ini termasuk pertanyaan yang paling sering muncul.
Banyak pengguna mengira input gagal karena BKU masih kosong setelah pengisian selesai.
Padahal, berdasarkan pengalaman pengguna ERKAM, sistem membutuhkan waktu untuk memperbarui laporan.
Umumnya data baru muncul setelah:
- 1 hingga 2 jam
- Beberapa jam pada jam sibuk
- Keesokan harinya dalam kondisi tertentu
Karena itu, jangan langsung panik ketika BKU atau kas tunai belum menampilkan transaksi terbaru.
Tabel Troubleshooting ERKAM
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| BKU minus | Pindah buku belum dilakukan | Input pindah buku terlebih dahulu |
| Kas tunai tidak sesuai | Nominal kas berbeda dengan realisasi | Periksa kembali transaksi |
| Pengeluaran tidak muncul di laporan | Sistem belum sinkron | Tunggu 1–2 jam lalu cek ulang |
| LPJ menunjukkan saldo negatif | Ada transaksi yang salah | Telusuri dan koreksi transaksi terkait |
| Tidak bisa edit data | Sudah disetujui kepala madrasah | Ajukan penolakan atau pembatalan |
Cara Mengecek BKU, Kas Tunai, dan LPJ
Setelah seluruh transaksi selesai:
Cek BKU
- Masuk menu Laporan
- Pilih Penatausahaan
- Klik BKU
- Pilih bulan dan sumber dana
- Klik Ekspor
Cek Kas Tunai
Periksa apakah seluruh saldo sesuai dengan transaksi yang telah diinput.
Cek LPJ
LPJ menjadi indikator akhir apakah seluruh realisasi sudah tercatat dengan benar.
Jika masih terdapat angka minus, biasanya ada transaksi yang belum sesuai atau belum tersinkronkan dengan sempurna.
Pengisian pindah buku dan pengeluaran kegiatan di ERKAM sebenarnya tidak rumit selama dilakukan sesuai urutan. Tahap yang paling sering terlewat adalah proses pindah buku sebelum realisasi pengeluaran.
Dari pengalaman banyak bendahara madrasah, ketelitian saat menginput transaksi jauh lebih penting daripada kecepatan. Satu data yang terlewat bisa membuat proses koreksi menjadi lebih panjang karena harus menelusuri transaksi dari bagian akhir.
Jika Anda sering mengelola Dana BOS melalui ERKAM, biasakan memeriksa BKU, kas tunai, dan LPJ beberapa jam setelah input selesai.
Cara sederhana ini cukup efektif untuk memastikan seluruh laporan keuangan tetap rapi dan sesuai saat dibutuhkan.
