DOYANDUIT – Kesalahan data pada e-ijazah yang sudah dicetak masih cukup sering terjadi di sejumlah sekolah. Kasus yang paling banyak dilaporkan biasanya berkaitan dengan penulisan nama peserta didik, tempat lahir, tanggal lahir, hingga kesalahan data kepala sekolah atau gelar akademik.
Kabar baiknya, kesalahan tersebut masih bisa diperbaiki melalui mekanisme yang telah disediakan dalam sistem pengelolaan e-ijazah. Namun prosesnya harus dilakukan dengan urutan yang benar agar pengajuan tidak ditolak atau tertunda.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator sekolah, langkah yang paling sering terlewat justru berada pada tahap pembaruan data di Dapodik dan verifikasi oleh dinas pendidikan.
Hal yang Harus Dicek Sebelum Mengajukan Perbaikan
Sebelum melakukan perbaikan, pastikan status SPTJM sudah diperiksa terlebih dahulu.
Jika SPTJM masih dalam proses dan belum disetujui, sebaiknya batalkan terlebih dahulu melalui menu yang tersedia pada sistem.
Sebaliknya, jika SPTJM sudah disetujui atau e-ijazah sudah dicetak, maka proses perbaikan harus dilakukan melalui menu perbaikan ijazah.
Kesalahan yang umum ditemukan antara lain:
- Nama siswa tidak sesuai dokumen kependudukan
- Tempat lahir salah
- Tanggal lahir tidak sesuai akta kelahiran
- Gelar akademik kepala sekolah belum muncul
- Data penandatangan ijazah tidak lengkap
Cara Memperbaiki Data E-Ijazah Secara Individu
Perbaikan individu digunakan ketika hanya satu atau beberapa siswa yang mengalami kesalahan data.
1. Perbaiki Data pada Verval PD
Langkah pertama adalah memperbaiki data peserta didik melalui Verval PD.
Pastikan data yang diperbarui sesuai dengan dokumen resmi yang dimiliki siswa.
2. Sinkronisasi atau Tarik Data ke Dapodik
Setelah perubahan dilakukan, lakukan sinkronisasi Dapodik.
Dalam beberapa kasus, perubahan data tidak langsung muncul pada hari yang sama. Banyak operator melaporkan bahwa pembaruan baru terlihat setelah sekitar 1 x 24 jam.
3. Pastikan Data Sudah Berubah di Dapodik
Sebelum melanjutkan proses berikutnya, cek kembali data siswa pada aplikasi Dapodik.
Jangan mengajukan perbaikan e-ijazah jika data sumber masih belum berubah.
4. Ajukan Perbaikan Melalui Menu E-Ijazah
Masuk ke sistem pengelolaan e-ijazah, lalu buka menu:
Pengelolaan Ijazah → Perbaikan Ijazah
Selanjutnya:
- Cari nama siswa yang akan diperbaiki
- Pilih data yang mengalami kesalahan
- Isi alasan perubahan data
- Lengkapi informasi yang diminta sistem
- Klik tombol Simpan
Setelah disimpan, pengajuan akan masuk ke status Belum Diverifikasi.
5. Koordinasi dengan Dinas Pendidikan
Tahap ini sering menjadi penentu cepat atau lambatnya proses.
Karena itu, setelah pengajuan dibuat, segera lakukan koordinasi dengan dinas pendidikan setempat agar proses verifikasi dapat dipercepat.
Jika pengajuan disetujui, sistem akan menerbitkan versi e-ijazah yang telah diperbarui.
Tabel Ringkas Proses Perbaikan E-Ijazah
| Tahap | Tindakan | Keterangan |
|---|---|---|
| 1 | Perbaiki data di Verval PD | Sesuaikan dengan dokumen resmi |
| 2 | Sinkronisasi Dapodik | Tunggu pembaruan data masuk |
| 3 | Verifikasi data | Pastikan data sudah benar |
| 4 | Ajukan perbaikan e-ijazah | Melalui menu Perbaikan Ijazah |
| 5 | Koordinasi dinas | Menunggu verifikasi dan persetujuan |
Bagaimana Jika Kesalahan Terjadi Secara Massal?
Perbaikan massal biasanya terjadi ketika ada kesalahan yang memengaruhi seluruh ijazah dalam satu sekolah.
Contohnya:
- Nama kepala sekolah salah
- Gelar akademik kepala sekolah tidak sesuai
- Data penandatangan tidak lengkap
Saat ini, menu perbaikan massal tidak selalu tersedia pada setiap periode penerbitan e-ijazah.
Dalam kondisi tersebut, solusi yang paling disarankan adalah segera berkoordinasi dengan dinas pendidikan untuk memperoleh petunjuk resmi terbaru.
Sejumlah operator sekolah mengaku sempat kebingungan karena fitur yang tersedia pada tahun sebelumnya belum muncul kembali pada sistem terbaru. Karena itu, penting untuk terus memantau pembaruan dari dinas maupun pengelola pusat.
Agar Kesalahan E-Ijazah Tidak Terulang
Beberapa langkah berikut dapat membantu meminimalkan kesalahan:
- Lakukan pengecekan data siswa jauh sebelum pencetakan
- Cocokkan dengan akta kelahiran dan Kartu Keluarga
- Verifikasi data kepala sekolah dan gelar akademiknya
- Libatkan wali kelas dalam proses pengecekan
- Cetak draft untuk pemeriksaan akhir sebelum penerbitan resmi
Perbaikan data e-ijazah yang sudah dicetak masih memungkinkan dilakukan selama mengikuti prosedur yang benar. Kuncinya ada pada pembaruan data di Verval PD, sinkronisasi Dapodik, pengajuan melalui menu Perbaikan Ijazah, serta koordinasi aktif dengan dinas pendidikan.
Dari pengalaman banyak operator sekolah, ketelitian sebelum proses cetak tetap menjadi langkah terbaik. Beberapa menit untuk memeriksa ulang data sering kali bisa menghindarkan proses revisi yang memakan waktu setelah ijazah diterbitkan.
