DOYANDUIT – Proses import nomor ijazah ke E-Rapor menjadi salah satu tahapan penting yang harus dilakukan operator sekolah sebelum mencetak transkrip dan dokumen kelulusan peserta didik.
Meski terlihat sederhana, banyak operator mengaku mengalami kendala saat mengunggah data, terutama karena kesalahan format tanggal lulus atau struktur file yang tidak sesuai.
Saat ini, nomor ijazah sudah dapat diambil melalui sistem Manajemen Ijazah. Setelah data berhasil diperoleh, operator hanya perlu menyesuaikan format yang diminta E-Rapor sebelum melakukan impor.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator sekolah, sebagian besar kegagalan import bukan disebabkan oleh sistem yang bermasalah, melainkan kesalahan kecil saat mengisi template Excel.
Dari Mana Mendapatkan Nomor Ijazah?
Sebelum mengimpor data ke E-Rapor, langkah pertama tentu mendapatkan nomor ijazah peserta didik.
Ada beberapa cara yang umum digunakan.
1. Download Langsung dari Manajemen Ijazah
Metode ini menjadi cara paling cepat dan paling direkomendasikan.
Langkah-langkahnya:
- Masuk ke aplikasi Manajemen Ijazah.
- Pilih menu Pengelolaan Ijazah.
- Buka Daftar Penomoran.
- Pilih menu Kolektif.
- Klik ikon tiga titik pada data yang tersedia.
- Pilih Daftar Peserta Didik.
- Klik tombol Unduh.
Setelah proses selesai, daftar peserta didik beserta nomor ijazah akan langsung tersedia dalam file yang dapat digunakan sebagai sumber data.
2. Mengambil Data dari File Ijazah Menggunakan AI
Cara kedua cukup menarik dan mulai banyak digunakan operator sekolah.
Setelah ijazah dicetak atau diunduh dalam format digital, file tersebut dapat diunggah ke platform AI seperti ChatGPT atau aplikasi sejenis.
Kemudian berikan perintah seperti:
- Buatkan tabel Excel berisi nama dan nomor ijazah.
- Ekstrak nomor ijazah dari dokumen berikut.
- Pisahkan nama siswa dan nomor ijazah ke dalam format spreadsheet.
Dalam beberapa kasus, metode ini membantu mempercepat pekerjaan ketika jumlah peserta didik cukup banyak.
3. Menggunakan Ekstensi Data Scraper
Alternatif lain adalah memakai ekstensi pengambil data (data scraper) pada browser.
Secara umum langkahnya:
- Instal ekstensi data scraper.
- Buka halaman data peserta didik pada Manajemen Ijazah.
- Aktifkan fitur scraping.
- Jalankan proses pengambilan data.
- Simpan hasilnya ke format Excel.
Cara ini biasanya dipilih ketika operator membutuhkan data dalam jumlah besar dan ingin menghindari proses salin-tempel secara manual.
Cara Import Nomor Ijazah ke E-Rapor
Setelah nomor ijazah berhasil diperoleh, tahap berikutnya adalah memasukkan data tersebut ke dalam E-Rapor.
Langkah 1: Masuk ke Akun Administrator E-Rapor
Login menggunakan akun administrator sekolah.
Setelah berhasil masuk:
- Pilih menu Transkrip Ijazah.
- Klik Import Nomor Ijazah.
Langkah 2: Download Template Import
Sistem menyediakan format Excel khusus yang harus digunakan.
Unduh terlebih dahulu template tersebut.
Hindari membuat format sendiri karena biasanya akan menyebabkan proses import gagal.
Langkah 3: Isi Data Nomor Ijazah
Buka file template yang sudah diunduh.
Kemudian isi:
| Kolom | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Ijazah | Diambil dari data Manajemen Ijazah |
| Nomor Transkrip | Nomor yang dibuat oleh sekolah |
| Tanggal Lulus | Sesuai format yang ditentukan sistem |
Pada tahap ini, operator perlu lebih teliti karena sebagian besar masalah terjadi saat mengisi kolom tanggal lulus.
Penyebab Import Nomor Ijazah Gagal
Dari berbagai pengalaman pengguna, ada beberapa penyebab yang paling sering ditemukan.
Format Tanggal Lulus Tidak Sesuai
Kesalahan paling umum adalah format tanggal.
Misalnya:
Tanggal lulus 2 Juni 2026 harus ditulis sesuai format yang diminta sistem.
Banyak operator mengisi format tanggal menggunakan format bawaan Excel sehingga saat diunggah, sistem tidak dapat membacanya dengan benar.
Akibatnya proses import langsung gagal.
Copy-Paste Satu Kolom Sekaligus
Kesalahan lain yang cukup sering terjadi adalah menyalin seluruh kolom tanggal sekaligus.
Sekilas memang terlihat lebih cepat.
Namun pada beberapa kasus, format sel berubah secara otomatis sehingga menyebabkan data tidak valid saat diunggah ke E-Rapor.
Operator yang sudah berpengalaman biasanya melakukan pengisian secara bertahap atau memastikan seluruh format sel benar-benar sama sebelum menyimpan file.
Template Berubah Saat Disimpan
Kadang Excel mengubah format data tanpa disadari.
Terutama jika file dibuka menggunakan aplikasi spreadsheet yang berbeda.
Karena itu, sebelum melakukan import, periksa kembali:
- Nomor ijazah.
- Nomor transkrip.
- Tanggal lulus.
- Format file yang digunakan.
Tabel Troubleshooting Import Nomor Ijazah E-Rapor
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Import gagal | Format tanggal salah | Periksa kembali format tanggal lulus |
| Data tidak terbaca | Template berubah | Gunakan template asli dari E-Rapor |
| Nomor ijazah kosong | Data sumber belum lengkap | Unduh ulang dari Manajemen Ijazah |
| File ditolak sistem | Format file tidak sesuai | Simpan sesuai format yang diminta |
| Data tidak muncul setelah import | Kolom tidak lengkap | Pastikan seluruh kolom wajib terisi |
Cara Mengunggah File ke E-Rapor
Jika semua data sudah benar:
- Simpan file Excel.
- Kembali ke menu Import Nomor Ijazah.
- Klik Pilih File.
- Cari template yang sudah diisi.
- Klik Open.
- Pilih Import Nomor Ijazah.
Apabila seluruh data valid, sistem akan menampilkan notifikasi bahwa proses impor berhasil.
Setelah itu operator dapat melanjutkan ke tahap pengisian nilai dan pencetakan transkrip.
Tips Agar Proses Import Lebih Lancar
Berdasarkan pengalaman operator sekolah yang rutin mengelola data kelulusan, beberapa kebiasaan berikut cukup membantu:
- Simpan salinan file sebelum melakukan perubahan.
- Periksa kembali format tanggal sebelum upload.
- Jangan mengubah struktur kolom template.
- Gunakan data nomor ijazah terbaru dari Manajemen Ijazah.
- Lakukan uji coba pada beberapa data terlebih dahulu jika jumlah siswa sangat banyak.
Langkah sederhana seperti ini sering kali menghemat waktu dibanding harus mengulang proses impor dari awal.
Cara import nomor ijazah ke E-Rapor sebenarnya tidak terlalu rumit selama data yang digunakan sesuai format sistem.
Tantangan terbesar justru biasanya muncul pada detail kecil seperti format tanggal lulus, perubahan struktur template, atau kesalahan saat melakukan copy-paste data.
Saat ini banyak operator sekolah memanfaatkan berbagai metode untuk memperoleh nomor ijazah, mulai dari unduhan langsung di Manajemen Ijazah hingga bantuan AI untuk mengekstrak data dari dokumen.
Apa pun metode yang digunakan, pastikan hasil akhirnya tetap mengikuti format yang diminta E-Rapor agar proses impor berjalan lancar.
