DOYANDUIT – Banyak ASN masih kebingungan saat membuka menu DMS (Document Management System) di MyASN. Tidak sedikit yang bertanya dokumen apa saja yang harus diunggah, mengapa skor arsip digital belum maksimal, atau kenapa beberapa berkas masih berstatus menunggu validasi.
Saat ini, pemenuhan arsip digital menjadi salah satu bagian penting dalam pengelolaan data kepegawaian ASN.
Semakin lengkap dokumen yang diunggah dan diverifikasi, semakin tinggi pula skor kelengkapan arsip digital yang muncul pada akun MyASN.
Berdasarkan informasi yang mengacu pada implementasi pengelolaan arsip digital ASN di lingkungan pemerintah daerah dan arahan BKN, terdapat sejumlah dokumen utama maupun dokumen kondisional yang perlu dilengkapi oleh ASN melalui menu DMS MyASN.
Apa Itu DMS di MyASN?
DMS atau Document Management System merupakan fitur dalam MyASN yang digunakan untuk menyimpan arsip digital pegawai secara terpusat.
Melalui sistem ini, ASN dapat mengunggah berbagai dokumen kepegawaian yang nantinya akan menjadi bagian dari arsip digital resmi.
Menariknya, kelengkapan arsip tersebut juga memengaruhi skor digitalisasi data pegawai yang ditampilkan pada dashboard MyASN.
Dalam praktiknya, masih banyak pengguna yang baru menyadari bahwa beberapa dokumen lama seperti SK CPNS, SPMT, hingga riwayat diklat ternyata menjadi syarat penting untuk memperoleh skor yang lebih tinggi.
Daftar Berkas Arsip Utama yang Wajib Diunggah
Arsip utama merupakan dokumen dasar yang seharusnya dimiliki setiap ASN sejak pertama kali diangkat sebagai CPNS atau PNS.
Berikut daftar dokumen yang umumnya wajib tersedia:
| Jenis Dokumen | Keterangan |
|---|---|
| SK CPNS | Surat Keputusan pengangkatan CPNS |
| D2NIP atau Pertimbangan Teknis NIP | Dokumen penetapan NIP |
| Riwayat Diklat | Diklat struktural, fungsional, teknis, maupun orientasi |
| Daftar Riwayat Hidup (DRH) | Dokumen saat pengangkatan atau profil SISN |
| Riwayat Golongan | Kenaikan pangkat yang pernah diperoleh |
| Riwayat Jabatan | Jabatan yang pernah diduduki |
| Ijazah Pendidikan Formal | Dari pendidikan dasar hingga pendidikan terakhir yang tercatat |
| SK PNS | Surat Keputusan pengangkatan PNS |
| SPMT | Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas |
Beberapa dokumen lama memang cukup sulit ditemukan. Berdasarkan pengalaman sejumlah ASN, berkas yang paling sering hilang adalah D2NIP, Pertek NIP, dan SPMT awal pengangkatan.
Dalam kondisi tertentu, BKN memberikan alternatif dokumen pengganti sesuai ketentuan yang berlaku.
Jika D2NIP atau Pertek NIP Tidak Ditemukan
Kasus ini cukup sering terjadi, terutama pada ASN yang telah bekerja lebih dari 10 tahun.
Jika dokumen pertimbangan teknis NIP tidak tersedia, biasanya dapat digantikan dengan:
- SK CPNS
- SK PNS
- Kartu Pegawai (Karpeg)
- Dokumen konversi NIP
Meski demikian, sebaiknya ASN tetap berkoordinasi dengan BKPSDM atau pengelola kepegawaian daerah masing-masing untuk memastikan dokumen yang diunggah sesuai ketentuan verifikator.
Riwayat Diklat yang Sering Terlewat
Bagian ini termasuk yang paling banyak menyebabkan skor arsip digital tidak maksimal.
Banyak ASN mengira cukup mengunggah sertifikat pelatihan terbaru. Padahal, seluruh riwayat diklat yang sudah tercatat pada SISN BKN sebaiknya dilengkapi dokumen pendukungnya.
Untuk PPPK, salah satu dokumen yang sering muncul pada sistem adalah sertifikat orientasi PPPK atau masa orientasi (MOC).
Jika belum tersedia pada akun, data dapat diperbarui melalui fitur riwayat sertifikasi terlebih dahulu sebelum dokumen diunggah ke DMS.
Arsip Kondisional yang Perlu Diunggah Jika Memiliki Riwayat
Tidak semua ASN wajib mengunggah arsip kondisional.
Dokumen ini hanya diperlukan apabila pegawai memiliki riwayat tertentu.
Beberapa contohnya antara lain:
1. Dokumen Angka Kredit
Khusus bagi pejabat fungsional yang menggunakan sistem angka kredit.
2. Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
Jika pernah menjalani CLTN, dokumen pendukung perlu dilampirkan.
3. Peninjauan Masa Kerja (PMK)
Berlaku bagi ASN yang memperoleh SK PMK setelah diangkat menjadi CPNS atau PNS.
4. Penghargaan
Termasuk tanda kehormatan atau penghargaan resmi yang telah tercatat dalam sistem kepegawaian.
5. Dokumen SKP
Pada banyak instansi, SKP yang diminta umumnya berasal dari beberapa tahun terakhir sesuai ketentuan daerah masing-masing.
Kapasitas dan Ketentuan Upload Dokumen
Salah satu kendala yang paling sering dialami pengguna adalah ukuran file yang terlalu besar.
Berdasarkan ketentuan yang berlaku, ukuran dokumen yang diunggah ke DMS MyASN umumnya dibatasi maksimal sekitar 1 MB per file.
Karena itu, sebelum mengunggah dokumen sebaiknya:
- Scan dokumen dalam format PDF.
- Gunakan resolusi secukupnya.
- Kompres file jika ukurannya terlalu besar.
- Pastikan hasil scan tetap terbaca jelas.
Cara Mengetahui Dokumen Sudah Disetujui atau Belum
Setelah proses upload selesai, dokumen tidak langsung dianggap valid.
Berkas akan diperiksa oleh verifikator yang ditunjuk instansi.
Biasanya terdapat beberapa status yang muncul:
| Status | Arti |
|---|---|
| Menunggu Validasi | Dokumen sedang diperiksa |
| Disetujui | Dokumen telah lolos verifikasi |
| Ditolak | Dokumen tidak sesuai dan perlu diperbaiki |
Jika dokumen ditolak, sistem biasanya menampilkan notifikasi yang dapat dilihat melalui ikon tertentu pada menu DMS.
Pengguna kemudian dapat melakukan upload ulang setelah memperbaiki dokumen yang diminta.
Penyebab Skor Arsip Digital MyASN Belum Maksimal
Di lapangan, ada beberapa penyebab yang paling sering ditemukan:
- Dokumen belum lengkap.
- Riwayat di SISN belum diperbarui.
- File masih menunggu validasi.
- Dokumen pendukung belum diunggah.
- Ada arsip kondisional yang belum dilengkapi.
Menariknya, banyak ASN baru menyadari bahwa skor tidak langsung berubah setelah upload. Dalam beberapa kasus, peningkatan skor baru terlihat setelah dokumen disetujui oleh verifikator.
Batas Waktu Pemenuhan Arsip Digital ASN
Sejumlah pemerintah daerah menetapkan target pemenuhan arsip digital ASN paling lambat 30 Juni 2026. Namun, jadwal ini dapat berbeda antar instansi dan daerah.
Karena itu, ASN disarankan untuk:
- Memeriksa surat edaran terbaru dari BKPSDM setempat.
- Melengkapi dokumen lebih awal.
- Tidak menunggu mendekati batas akhir.
- Memastikan seluruh arsip telah diverifikasi.
Pemenuhan arsip digital melalui DMS MyASN bukan sekadar formalitas administrasi. Kelengkapan dokumen akan memudahkan pengelolaan data kepegawaian sekaligus meningkatkan skor arsip digital pada akun ASN.
Bagian yang paling sering membuat pengguna kesulitan biasanya bukan proses upload, melainkan mencari kembali dokumen lama seperti SPMT awal, Pertek NIP, atau riwayat diklat yang sudah bertahun-tahun tersimpan di arsip instansi.
Jika saat ini skor DMS Anda masih belum maksimal, cobalah memeriksa kembali arsip utama dan arsip kondisional yang belum terisi.
Dalam banyak kasus, satu atau dua dokumen yang terlewat bisa menjadi penyebab utama skor belum mencapai kategori “sangat lengkap”.
