DOYANDUIT – Mengisi tanggal pengesahan e-Ijazah tidak bisa dilakukan sembarangan. Banyak operator sekolah mengira tanggal tersebut bisa dipilih bebas sesuai kebutuhan sekolah.
Faktanya, sistem hanya mengizinkan pengisian setelah Nomor Ijazah Nasional (NIN) terbit dan tanggal yang dipilih harus berada pada hari kerja.
Jika salah menentukan tanggal, data bisa terkunci dan tidak mudah diperbaiki. Informasi ini berdasarkan praktik penggunaan sistem e-Ijazah yang dijelaskan dalam panduan operator sekolah.
Saat ini, salah satu kebingungan yang paling sering muncul adalah perbedaan antara tanggal kelulusan, tanggal terbit NIN, dan tanggal pengesahan ijazah. Padahal ketiganya memiliki fungsi yang berbeda di dalam sistem.
Apa Itu Tanggal Pengesahan e-Ijazah?
Tanggal pengesahan adalah tanggal yang nantinya tercetak pada ijazah, biasanya berada di dekat tanda tangan kepala sekolah. Tanggal ini menjadi penanda resmi kapan dokumen ijazah diterbitkan atau disahkan oleh satuan pendidikan.
Dalam praktiknya, sistem e-Ijazah memiliki beberapa ketentuan penting:
- NIN harus sudah terbit.
- Tanggal harus berada pada hari kerja.
- Tidak boleh menggunakan tanggal merah atau hari libur nasional.
- Pengisian dilakukan melalui menu Pengelolaan Ijazah.
- Setelah disimpan, perubahan tidak selalu dapat dilakukan kembali.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator sekolah, bagian yang paling membingungkan justru saat menentukan tanggal yang tepat setelah NIN muncul di sistem.
Syarat Sebelum Menginput Tanggal Pengesahan
Sebelum membuka menu pengesahan, pastikan beberapa tahapan berikut sudah selesai.
1. SPTJM Sudah Disetujui
SPTJM harus mendapatkan persetujuan dari dinas terlebih dahulu.
Dalam beberapa kasus, operator mengira proses selesai setelah mengunggah dokumen. Padahal status persetujuan dari dinas menjadi tahap penting sebelum sistem dapat menerbitkan NIN.
2. Nomor Ijazah Nasional Sudah Terbit
NIN menjadi syarat utama.
Biasanya operator dapat mengecek status tersebut melalui:
- Menu Pengajuan SPTJM
- Daftar Penomoran Kolektif
- Pengelolaan Ijazah
Jika nomor ijazah nasional belum muncul, menu pengesahan belum dapat digunakan secara normal.
3. Pastikan Hari yang Dipilih Adalah Hari Kerja
Secara umum sistem mengharuskan tanggal pengesahan berada pada:
| Diperbolehkan | Tidak Diperbolehkan |
|---|---|
| Senin | Minggu |
| Selasa | Hari Libur Nasional |
| Rabu | Tanggal Merah |
| Kamis | Cuti Bersama |
| Jumat | Hari Libur Resmi |
Cara Menentukan Tanggal Pengesahan yang Benar
Salah satu contoh yang banyak dijadikan acuan adalah ketika NIN terbit pada hari Minggu.
Misalnya:
- NIN terbit: 7 Juni (Minggu)
- Hari kerja berikutnya: 8 Juni (Senin)
Maka tanggal pengesahan yang dapat dipilih adalah 8 Juni karena merupakan hari kerja pertama setelah NIN diterbitkan.
Dari percobaan pengguna di lapangan, pola ini menjadi cara paling aman untuk menghindari kesalahan penginputan.
Langkah Input Tanggal Pengesahan e-Ijazah
Jika seluruh syarat sudah terpenuhi, lakukan langkah berikut:
Masuk ke Menu Pengelolaan Ijazah
Pilih:
Pengelolaan Ijazah → Daftar Penomoran → Kolektif
Pada menu tersebut akan terlihat daftar peserta didik yang telah memiliki NIN.
Pilih Tanggal Pengesahan
Klik tombol Tanggal Pengesahan.
Kemudian:
- Pilih tanggal yang tersedia.
- Pastikan tanggal sudah terlewati atau hari berjalan.
- Centang konfirmasi.
- Simpan data.
Menariknya, sistem tidak mengizinkan pengguna memilih tanggal yang masih berada di masa depan. Jika ingin menggunakan tanggal besok, operator harus menunggu hingga tanggal tersebut tiba.
Bagaimana Jika Sekolah Memiliki Lebih dari Satu SPTJM?
Kasus ini cukup sering terjadi ketika ada siswa yang masih memiliki data residu.
Sebagai contoh:
- 84 siswa sudah valid.
- 1 siswa masih bermasalah pada data identitas.
Dalam kondisi seperti ini, sekolah dapat mengajukan SPTJM pertama untuk 84 siswa terlebih dahulu. Setelah siswa yang bermasalah selesai diperbaiki, sekolah dapat membuat SPTJM kedua.
Apakah Tanggal Pengesahan Harus Sama?
Belum ada petunjuk teknis yang benar-benar rinci mengenai kondisi ini.
Namun beberapa operator berpendapat terdapat dua kemungkinan:
- Seluruh SPTJM menggunakan satu tanggal pengesahan yang sama.
- Masing-masing SPTJM memiliki tanggal berbeda sesuai tanggal terbit NIN.
Karena belum ada aturan yang sepenuhnya seragam, koordinasi dengan dinas pendidikan setempat menjadi langkah yang paling aman.
Kendala yang Sering Terjadi dan Solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Menu pengesahan tidak muncul | NIN belum terbit | Tunggu proses penomoran selesai |
| Tidak bisa memilih tanggal | Tanggal masih di masa depan | Tunggu hingga hari tersebut |
| Tanggal pengesahan salah | Salah memahami aturan NIN | Koordinasi dengan dinas sebelum menyimpan |
| Data siswa belum masuk | Masih ada residu atau belum valid | Selesaikan validasi data terlebih dahulu |
| Nama atau tempat lahir tidak sesuai kapitalisasi | Format otomatis sistem | Gunakan fitur konversi nama atau tempat lahir |
Setelah Tanggal Disimpan, Apa Langkah Berikutnya?
Setelah pengesahan berhasil dilakukan, operator dapat melanjutkan ke tahap cetak.
Sistem menyediakan opsi:
- Unduh ijazah
- Cetak seluruh ijazah
- Melihat daftar peserta didik
Dokumen yang dihasilkan sudah memuat:
- Nomor ijazah
- Data siswa
- Foto peserta didik
- Tanggal pengesahan
- Ruang tanda tangan kepala sekolah
Untuk sekolah yang masih menggunakan tanda tangan basah, dokumen perlu dibubuhi stempel sekolah. Sementara jika menggunakan tanda tangan elektronik yang telah sesuai ketentuan, kebutuhan stempel dapat berbeda mengikuti regulasi yang berlaku.
Kesalahan saat menginput tanggal pengesahan e-Ijazah sering terjadi bukan karena sistem yang rumit, melainkan karena banyak operator terburu-buru sebelum memahami hubungan antara NIN, SPTJM, dan tanggal cetak dokumen.
Saat ini praktik yang paling aman adalah menunggu NIN terbit terlebih dahulu, memilih hari kerja setelah penerbitan NIN, dan selalu mengonfirmasi kebijakan daerah kepada dinas pendidikan setempat.
Langkah sederhana ini dapat menghindarkan sekolah dari masalah yang cukup merepotkan ketika proses pencetakan ijazah sudah berjalan.
