DOYANDUIT – Banyak ASN, terutama PPPK, mulai ramai mengecek skor DMS di aplikasi MyASN setelah muncul informasi bahwa nilai minimal dokumen digital ASN diharapkan mencapai angka 95. Bahkan dalam beberapa instansi, target idealnya disebut mendekati 100.
Masalahnya, cukup banyak pengguna baru sadar ternyata skor DMS mereka masih rendah meskipun merasa seluruh dokumen sudah pernah diunggah saat proses seleksi ASN dulu.
Di lapangan, kasus seperti ini cukup sering terjadi. Ada yang nilainya masih 60–70 karena ijazah belum tervalidasi. Ada juga yang ternyata belum mengunggah kontrak kerja PPPK sehingga status arsip utama masih merah.
Padahal menu DMS di MyASN sekarang mulai menjadi perhatian karena berkaitan dengan kelengkapan arsip digital ASN di sistem BKN.
Apa Itu DMS di MyASN?
DMS merupakan singkatan dari Document Management System. Fitur ini berfungsi sebagai pusat arsip digital ASN yang tersimpan di akun MyASN masing-masing.
Melalui sistem ini, BKN dapat memeriksa kelengkapan dokumen penting ASN seperti:
- SK pengangkatan
- Riwayat hidup
- Dokumen pendidikan
- Kontrak PPPK
- SKP
- Diklat
- Arsip penghargaan
Untuk PNS, kategori arsip biasanya lebih banyak karena mencakup data CPNS, kenaikan pangkat, angka kredit, hingga masa kerja.
Sementara untuk PPPK, jumlah arsip utama lebih sedikit, tetapi tetap wajib dilengkapi agar skor DMS meningkat.
Menariknya, banyak pengguna mengira dokumen lama otomatis tersinkron dari proses pendaftaran ASN. Kenyataannya tidak selalu begitu.
Dalam beberapa kasus, ijazah atau dokumen tertentu memang pernah diunggah saat seleksi CASN, tetapi belum otomatis muncul sebagai arsip tervalidasi di DMS MyASN.
Kenapa Skor DMS PPPK Bisa Rendah?
Ini bagian yang paling membingungkan bagi sebagian pengguna.
Status akun kadang sudah tertulis “lengkap”, tetapi skor DMS belum tinggi. Setelah dicek lebih dalam, ternyata masih ada dokumen yang belum diunggah ulang atau belum diverifikasi admin DMS.
Berikut beberapa penyebab skor DMS MyASN masih rendah:
| Masalah | Penyebab | Dampak |
|---|---|---|
| Dokumen pendidikan merah | Ijazah belum diunggah ulang | Nilai DMS turun |
| Kontrak kerja kosong | SK PPPK belum dimasukkan | Arsip utama belum lengkap |
| Status jam/loading lama | Menunggu validasi admin DMS | Skor belum berubah |
| SKP belum sinkron | e-Kinerja belum sinkron ke MyASN | Arsip kondisional kosong |
| File tidak sesuai | Format atau ukuran gagal terbaca | Upload gagal tervalidasi |
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna, bagian pendidikan sering menjadi penyebab utama skor tidak naik.
Padahal dokumen itu sebenarnya sudah pernah dipakai saat pemberkasan CASN.
Dokumen yang Wajib Diunggah PPPK di DMS MyASN
Untuk ASN PPPK, biasanya terdapat dua kategori arsip, yaitu arsip utama dan arsip kondisional.
Arsip Utama PPPK
Beberapa dokumen yang umum muncul antara lain:
- Daftar Riwayat Hidup
- Pertek BKN
- SK Calon PPPK
- SK PPPK
- Surat Pernyataan Rencana Penempatan (SPRP)
- Diklat
- Kontrak kerja
- Dokumen pendidikan
Dari percobaan pengguna MyASN, bagian kontrak kerja dan pendidikan paling sering belum lengkap.
Biasanya sistem meminta upload:
- Ijazah SD
- Ijazah SMP
- Ijazah SMA
- Ijazah kuliah
Meski terdengar sepele, semua file itu ikut memengaruhi skor akhir DMS.
Arsip Kondisional
Untuk PPPK, arsip kondisional umumnya lebih sedikit dibanding PNS.
Yang paling sering muncul:
- Penghargaan
- SKP
Khusus penghargaan, beberapa akun tidak menyediakan tombol upload sehingga tidak selalu dihitung oleh sistem.
Sedangkan SKP biasanya otomatis muncul setelah sinkronisasi e-Kinerja berhasil dilakukan.
Cara Upload Dokumen agar Skor DMS Naik
Prosesnya sebenarnya cukup sederhana, meski tampilan menu MyASN kadang sedikit membingungkan untuk pengguna baru.
Berikut langkah yang paling sering berhasil dilakukan pengguna:
1. Login ke MyASN
Masuk menggunakan akun ASN masing-masing melalui portal resmi BKN.
2. Buka Menu DMS
Klik bagian skor DMS untuk melihat detail arsip yang masih merah atau belum lengkap.
Biasanya dokumen yang belum valid akan terlihat dengan indikator warna tertentu atau status kosong.
3. Upload Dokumen yang Kurang
Unggah dokumen satu per satu sesuai kategori.
Gunakan file PDF atau format yang diminta sistem.
Beberapa pengguna memilih memakai scan berukuran kecil agar proses upload lebih lancar.
4. Tunggu Validasi Admin DMS
Setelah upload berhasil, status biasanya berubah menjadi ikon jam atau proses menunggu.
Ini berarti dokumen sudah masuk tetapi belum diverifikasi admin.
Waktu validasi bisa berbeda-beda tergantung instansi dan antrean sistem.
5. Klik Sinkronisasi
Bagian ini sering terlewat.
Padahal setelah validasi selesai, pengguna biasanya perlu melakukan sinkronisasi ulang agar skor DMS diperbarui.
Kenapa Nilai DMS Belum Berubah Setelah Upload?
Ini juga cukup sering dikeluhkan.
Ada pengguna yang sudah upload semua dokumen tetapi skor tetap 70 atau 80.
Beberapa kemungkinan penyebabnya:
- Validasi admin belum selesai
- Sinkronisasi belum dilakukan
- File belum terbaca sistem
- Dokumen dianggap duplikat
- Server MyASN sedang lambat
Saat ini, antrean validasi memang kadang memakan waktu cukup lama, terutama ketika banyak ASN serentak mengakses sistem.
Pengguna juga mengaku menu DMS terkadang sulit dibuka saat jam kerja karena trafik tinggi.
Apakah Skor DMS Harus 100?
Belum ada aturan resmi yang benar-benar mewajibkan seluruh PPPK memiliki skor 100.
Namun berdasarkan berbagai informasi yang beredar di kalangan ASN, angka minimal 95 mulai menjadi standar kelengkapan arsip digital yang diharapkan BKN.
Karena itu, tidak ada salahnya mulai melengkapi seluruh dokumen sejak sekarang.
Apalagi proses upload sebenarnya tidak terlalu rumit jika semua file sudah disiapkan sebelumnya.
Yang sering membuat proses lama justru pencarian dokumen lama seperti ijazah sekolah atau scan SK yang tersimpan di perangkat berbeda.
Skor DMS MyASN kini mulai menjadi perhatian banyak ASN, termasuk PPPK.
Masalah paling umum biasanya berasal dari dokumen pendidikan, kontrak kerja, atau SKP yang belum sinkron.
Jika nilai DMS masih rendah, coba cek ulang menu arsip utama di MyASN dan pastikan seluruh dokumen sudah terunggah serta tervalidasi.
Menariknya, banyak pengguna baru sadar bahwa dokumen lama ternyata belum otomatis terbaca sistem meski pernah dipakai saat seleksi ASN sebelumnya.
