DOYANDUIT – Banyak ASN dan PPPK yang baru mengelola dokumen di DMS (Document Management System) MyASN sering mengalami kebingungan ketika menyadari ada berkas yang salah unggah.
Ada yang file-nya kurang jelas, ada yang ternyata dokumen yang diunggah bukan versi terbaru, bahkan ada yang salah memilih berkas sama sekali.
Kabar baiknya, dokumen yang sudah diunggah di DMS Skor Arsip Digital MyASN memang bisa diganti. Namun, tidak semua berkas dapat langsung diunggah ulang kapan saja.
Di lapangan, bagian ini menjadi salah satu penyebab pertanyaan yang paling sering muncul di komunitas ASN. Banyak pengguna mengira tombol upload ulang akan selalu tersedia, padahal sistem memiliki aturan tersendiri.
Kapan Berkas di DMS MyASN Bisa Diganti?
Hal pertama yang perlu dipahami adalah status dokumen.
Tidak semua berkas yang sudah diunggah dapat langsung dihapus atau diganti. Sistem DMS MyASN hanya mengizinkan upload ulang pada kondisi tertentu.
Berikut status dokumen yang dapat diganti:
| Status Dokumen | Bisa Diganti? | Keterangan |
|---|---|---|
| Diterima | Ya | Tombol upload ulang tersedia |
| Ditolak | Ya | Bisa mengunggah dokumen perbaikan |
| Usulan/Proses Validasi | Tidak | Harus menunggu hasil verifikasi |
Artinya, jika dokumen masih berstatus Usulan atau masih menunggu verifikasi admin DMS, pengguna belum dapat melakukan perubahan.
Inilah bagian yang sering membuat pengguna bingung. Banyak yang mencari tombol upload ulang, tetapi ternyata dokumen masih berada dalam antrean validasi.
Cara Login ke MyASN untuk Mengelola Dokumen
Sebelum mengganti berkas, pastikan Anda sudah masuk ke akun MyASN melalui portal ASN Digital.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
- Buka portal ASN Digital.
- Pilih menu login.
- Masukkan NIP atau nomor PPPK.
- Ketik password akun MyASN.
- Klik Sign In.
- Masukkan kode OTP yang dikirim ke perangkat terdaftar.
- Setelah berhasil masuk, pilih Layanan Individu ASN.
- Masuk ke menu MyASN.
Jika login berhasil, biasanya akan muncul halaman dashboard yang menampilkan nama pengguna serta berbagai layanan kepegawaian yang tersedia.
Cara Mengecek Status Dokumen di DMS
Sebelum melakukan upload ulang, cek terlebih dahulu status berkas yang sudah diajukan.
Caranya:
- Masuk ke menu DMS.
- Scroll ke bagian arsip digital.
- Pilih menu Riwayat Pengajuan Arsip.
- Perhatikan status setiap dokumen.
Pada halaman tersebut biasanya akan muncul keterangan seperti:
- Diterima
- Ditolak
- Usulan
Status inilah yang menentukan apakah berkas dapat diganti atau belum.
Cara Mengganti Berkas yang Sudah Diterima
Dokumen yang sudah diterima tetap dapat diperbarui. Fitur ini berguna ketika pengguna ingin mengunggah dokumen yang lebih jelas, versi terbaru, atau memperbaiki kualitas hasil scan.
Langkahnya cukup sederhana:
1. Buka Dokumen yang Sudah Diterima
Cari dokumen yang statusnya Diterima.
2. Klik Upload Ulang
Pada bagian dokumen biasanya akan muncul informasi:
“Upload ulang dokumen jika Anda merasa dokumen sebelumnya tidak valid atau ingin mengganti dengan dokumen terbaru.”
Klik tombol tersebut.
3. Pilih File Baru
Cari dokumen pengganti dari perangkat Anda.
Pastikan:
- Format file sesuai ketentuan.
- Dokumen terbaca jelas.
- Seluruh halaman lengkap.
- Ukuran file tidak melebihi batas sistem.
4. Unggah dan Tunggu Proses
Setelah file dipilih, sistem akan memproses dokumen baru untuk diverifikasi kembali.
Cara Mengganti Berkas yang Ditolak
Kasus yang paling sering terjadi adalah dokumen ditolak oleh verifikator.
Biasanya penolakan disertai catatan alasan.
Contohnya:
- Berkas tidak sesuai.
- Dokumen tidak lengkap.
- Scan kurang jelas.
- File terpotong.
- Data tidak terbaca.
Jika status dokumen berubah menjadi Ditolak, tombol upload ulang akan otomatis muncul.
Langkah perbaikannya:
- Klik dokumen yang ditolak.
- Baca catatan verifikator.
- Siapkan dokumen yang sesuai.
- Klik Upload Ulang.
- Pilih file pengganti.
- Tunggu proses validasi ulang.
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna, membaca catatan penolakan terlebih dahulu jauh lebih penting dibanding langsung mengunggah file baru.
Banyak kasus penolakan berulang terjadi karena kesalahan yang sama tidak diperbaiki.
Kenapa Tombol Upload Ulang Tidak Muncul?
Jika Anda tidak menemukan tombol upload ulang, kemungkinan penyebabnya adalah:
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol upload ulang tidak ada | Status masih Usulan | Tunggu verifikasi admin |
| Dokumen belum diproses | Masih antre validasi | Cek berkala riwayat pengajuan |
| Perubahan belum muncul | Sinkronisasi belum dilakukan | Lakukan sinkronisasi data |
| Sistem lambat | Trafik pengguna tinggi | Coba login kembali beberapa saat kemudian |
Dalam beberapa kasus, pengguna mengaku perlu melakukan sinkronisasi ulang sebelum perubahan status tampil di dashboard.
Agar Dokumen Tidak Ditolak
Supaya tidak perlu bolak-balik mengunggah dokumen, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan:
- Gunakan hasil scan yang jelas.
- Hindari foto dokumen yang buram.
- Pastikan seluruh halaman terbaca.
- Periksa nama file sebelum diunggah.
- Sesuaikan dokumen dengan kategori arsip.
- Pastikan data identitas terlihat lengkap.
Bagian yang sering terlewat justru kualitas scan. Padahal, banyak penolakan terjadi bukan karena isi dokumen salah, melainkan karena tulisan atau stempel sulit dibaca oleh verifikator.
Mengganti berkas yang sudah diunggah di DMS Skor Arsip Digital MyASN sebenarnya cukup mudah, tetapi ada syarat penting yang harus dipenuhi. Dokumen hanya dapat diunggah ulang jika statusnya Diterima atau Ditolak.
Jika masih berstatus Usulan atau menunggu validasi, pengguna harus menunggu proses verifikasi selesai terlebih dahulu.
Saat ini pengelolaan arsip digital menjadi salah satu aspek yang berpengaruh terhadap kelengkapan data ASN.
Karena itu, memastikan dokumen yang diunggah benar sejak awal akan menghemat banyak waktu dibanding harus melakukan perbaikan berulang kali.
