DOYANDUIT – Dalam praktik administrasi perpajakan perusahaan, menjaga kerahasiaan data karyawan merupakan hal yang sangat penting.
Salah satu isu yang sering muncul adalah bagaimana memastikan bukti pemotongan Pajak Penghasilan (PPh) Pasal 21 tidak dapat diakses secara bebas oleh pegawai lain yang juga ditugaskan membuat dokumen serupa.
Direktorat Jenderal Pajak (DJP) telah memberikan solusi teknis melalui mekanisme Tempat Kegiatan Usaha (TKU) dalam aplikasi e-Bupot 21/26.
Meski perusahaan hanya memiliki satu alamat, penambahan TKU dapat dilakukan untuk memisahkan akses setiap penanggung jawab (PIC) yang ditugaskan. Dengan cara ini, kerahasiaan data gaji antar pegawai tetap terjaga.
Apa Itu TKU dalam e-Bupot 21?
Definisi dan Fungsi TKU
TKU atau Tempat Kegiatan Usaha adalah subunit administratif yang digunakan untuk memisahkan akses dalam pengelolaan pajak perusahaan. Setiap TKU memiliki PIC tersendiri yang berwenang mengelola bukti pemotongan.
Hal ini sangat membantu perusahaan yang ingin menjaga privasi, terutama dalam kasus pegawai dengan level gaji yang berbeda.
“Seorang PIC TKU tidak dapat melihat bukti pemotongan PPh Pasal 21 yang dibuat oleh PIC TKU lain, meskipun keduanya memiliki role akses pajak yang sama (EBUPOT_21/26),” tulis penjelasan di FAQ Coretax.
Dengan demikian, sistem secara otomatis membatasi akses antar pengguna.
Syarat Agar Akses Terpisah
Agar pemisahan ini berjalan efektif, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- PIC TKU hanya boleh ditambahkan di TKU terkait, bukan sebagai pihak pusat.
- Penambahan dilakukan melalui menu Tempat Kegiatan Usaha/Sub Unit, bukan melalui “Edit Pihak Terkait”.
- Satu TKU dapat memiliki lebih dari satu PIC.
- Role akses diberikan melalui menu Wakil/Kuasa Saya, baik di login PIC maupun login Badan.
Dengan pengaturan ini, perusahaan dapat menugaskan beberapa pegawai sebagai pembuat bukti potong tanpa khawatir aksesnya saling terbuka.
Signer dan Drafter: Akses Khusus yang Harus Dibatasi
Selain PIC TKU, terdapat pula peran khusus yang disebut Signer atau Drafter SPT (ARTICLE_21/26). Berbeda dengan PIC, pihak ini dapat melihat seluruh bukti pemotongan PPh 21 dari semua TKU yang ada.
Oleh karena itu, role tersebut hanya boleh diberikan kepada pejabat berwenang yang memiliki tanggung jawab penuh atas pengelolaan pajak perusahaan.
⚠️ Penting dicatat, pemberian hak akses yang terlalu luas berpotensi menimbulkan kebocoran informasi internal. Karena itu, manajemen perusahaan perlu menetapkan dengan hati-hati siapa saja yang berhak menjadi Signer atau Drafter.
Landasan Hukum dan Norma Administrasi
Kewajiban membuat dan menyampaikan bukti pemotongan PPh 21 diatur dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1983 tentang Pajak Penghasilan yang telah beberapa kali diubah, terakhir dengan UU Nomor 7 Tahun 2021 tentang Harmonisasi Peraturan Perpajakan (HPP).
Selain itu, teknis pelaporan secara elektronik melalui e-Bupot diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2017 tentang bentuk dan tata cara pembuatan bukti pemotongan.
Dengan landasan hukum tersebut, setiap perusahaan wajib memastikan kerahasiaan dan akurasi bukti potong yang dibuat. Pengaturan akses melalui TKU menjadi salah satu langkah administratif yang sejalan dengan prinsip kehati-hatian dalam manajemen pajak.
Penutup
Mengelola data pajak karyawan bukan sekadar soal kepatuhan administratif, tetapi juga menyangkut etika dan kepercayaan internal.
Dengan memanfaatkan fitur TKU di e-Bupot 21/26, perusahaan dapat menjaga kerahasiaan data antar pegawai sekaligus memenuhi kewajiban perpajakan sesuai aturan hukum.
