DOYANDUIT – Mengisi DMS di MyASN sekarang jadi perhatian banyak ASN, terutama sejak skor arsip digital mulai menjadi indikator kelengkapan administrasi kepegawaian. Salah satu bagian yang cukup sering bikin bingung adalah upload DRH atau Daftar Riwayat Hidup.
Kasusnya hampir sama di banyak daerah. PPPK umumnya sudah memiliki file DRH otomatis dari pemberkasan SSCASN, sementara PNS lama justru sering kesulitan karena dokumen lama belum terdigitalisasi. Ada juga yang mengaku file DRH hilang setelah ganti perangkat atau lupa lokasi penyimpanan.
Menariknya, solusi yang dipakai banyak ASN ternyata cukup sederhana: mencetak profil ASN dari MyASN lalu menyimpannya sebagai PDF untuk diunggah kembali ke menu DMS.
Informasi ini juga muncul dalam sejumlah panduan BKPSDM daerah dan mulai banyak dipraktikkan pengguna MyASN beberapa bulan terakhir.
Apa Itu DRH di MyASN?
DRH adalah singkatan dari Daftar Riwayat Hidup ASN yang berisi data pribadi, riwayat pendidikan, pekerjaan, keluarga, hingga dokumen pendukung lainnya.
Di sistem DMS MyASN, DRH masuk dalam kategori “Arsip Utama”. Kalau belum diunggah, biasanya indikator persentase masih 0%.
Bagi PPPK, file ini umumnya sudah tersedia otomatis dari proses pemberkasan SSCASN sebelumnya. Sedangkan untuk PNS lama, sering kali harus membuat ulang melalui fitur cetak profil ASN.
Di lapangan, bagian inilah yang paling sering membuat pengguna berhenti di tengah proses pengisian DMS.
Ada yang sudah upload berkali-kali tetapi status tidak berubah. Ada juga yang baru sadar ukuran file ternyata melebihi batas sistem.
Cara Mendapatkan File DRH dari MyASN
Kalau Anda tidak memiliki file DRH lama, langkah paling aman adalah mencetak profil ASN langsung dari akun MyASN.
Berikut langkahnya.
1. Login ke ASN Digital
Buka portal resmi ASN Digital BKN melalui browser.
Masukkan:
- NIP
- Password akun
- Kode OTP
Setelah berhasil login, pilih menu:
Layanan Individu ASN → MyASN
Pastikan profil ASN sudah lengkap sebelum mencetak DRH.
2. Lengkapi Data Profil ASN
Sebelum menekan tombol cetak, cek kembali beberapa bagian berikut:
- Data pribadi
- Riwayat pendidikan
- Jabatan
- Riwayat keluarga
- Pengalaman kerja
- Diklat dan penghargaan
Dalam beberapa kasus, pengguna gagal validasi karena ada data profil yang kosong atau belum diperbarui.
Bagian yang paling sering terlewat biasanya riwayat pendidikan dan data keluarga.
3. Cetak Profil ASN Menjadi PDF
Setelah data lengkap:
- Scroll ke bagian atas profil
- Klik tombol “Cetak Profil Anda”
- Pilih “Save as PDF”
- Simpan file di perangkat
Sebagian pengguna memberi nama file dengan format sederhana seperti:
- DRH_Nama.pdf
- CV_ASN.pdf
- DRH_MyASN.pdf
Cara ini memudahkan saat nanti mencari file ketika upload ke DMS.
Cara Upload DRH di DMS MyASN
Setelah file PDF berhasil dibuat, langkah berikutnya adalah mengunggah ke menu DMS.
Langkah Upload
- Buka menu DMS MyASN
- Pilih “Arsip Utama”
- Cari bagian DRH
- Klik Upload
- Pilih file PDF tadi
- Klik Open atau Simpan
Kalau berhasil, biasanya akan muncul ikon status menunggu validasi admin DMS.
Banyak pengguna mengira proses gagal karena persentase belum langsung berubah. Padahal sistem memang menunggu verifikasi admin terlebih dahulu.
Ukuran File DRH yang Sering Jadi Masalah
Salah satu error paling umum adalah ukuran file terlalu besar.
Sistem DMS biasanya hanya menerima file di bawah 1 MB.
Kalau file terlalu besar:
- kompres PDF,
- kurangi resolusi gambar,
- atau simpan ulang dengan kualitas standar.
Berdasarkan pengalaman sejumlah ASN, file sekitar 400–700 KB biasanya lebih aman saat diunggah.
Tabel Masalah Upload DRH MyASN
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| File gagal upload | Ukuran terlalu besar | Kompres PDF di bawah 1 MB |
| Status tidak berubah | Menunggu validasi admin | Tunggu proses verifikasi |
| Tombol upload tidak muncul | Browser bermasalah | Gunakan Chrome terbaru |
| DRH kosong | Data profil belum lengkap | Lengkapi update profil ASN |
| File tidak terbaca | Format selain PDF | Simpan ulang menjadi PDF |
Perbedaan DRH PNS dan PPPK di MyASN
Banyak ASN baru sadar ternyata tampilan DRH antara PNS dan PPPK memang berbeda.
DRH PPPK
Biasanya sudah otomatis tersedia dari:
- pemberkasan SSCASN,
- data riwayat,
- dan lampiran digital sebelumnya.
Isi dokumennya umumnya lebih lengkap karena sudah terintegrasi sejak awal rekrutmen.
DRH PNS Lama
PNS angkatan lama sering harus membuat ulang melalui fitur cetak profil.
Ini cukup wajar karena dulu banyak dokumen masih berbentuk fisik dan belum terdigitalisasi.
Di beberapa daerah, operator BKPSDM bahkan menyarankan metode cetak profil PDF sebagai solusi tercepat.
Agar Validasi DMS Lebih Cepat
Berdasarkan pengalaman pengguna MyASN, ada beberapa hal kecil yang cukup berpengaruh:
- Gunakan nama file sederhana
- Hindari karakter aneh pada nama file
- Upload saat jam tidak sibuk
- Pastikan koneksi stabil
- Jangan upload file blur atau hasil scan gelap
Banyak pengguna mengaku proses upload lebih lancar saat memakai laptop dibanding browser HP. Hal kecil seperti cache browser juga kadang memengaruhi sistem upload DMS.
Arsip Lain di DMS yang Sering Belum Lengkap
Selain DRH, biasanya ASN juga masih perlu melengkapi:
Arsip Utama
- Pendidikan
- Kontrak PPPK
- Diklat
- Sertifikat MOOC
- SK Pengangkatan
Arsip Kondisional
- SKP tahunan
- Penghargaan
- Dokumen tambahan tertentu
Karena itu, skor DMS sering belum langsung 100% meskipun DRH sudah berhasil diunggah.
Upload DRH di MyASN sebenarnya tidak terlalu rumit, tetapi detail kecil sering membuat pengguna gagal di tengah proses.
Bagi PPPK, file DRH biasanya sudah tersedia otomatis dari SSCASN. Sementara PNS lama bisa menggunakan fitur cetak profil ASN sebagai alternatif paling praktis.
Saat ini banyak ASN mulai fokus melengkapi arsip digital karena DMS perlahan menjadi bagian penting dalam administrasi kepegawaian modern.
Kalau Anda masih sering menemui kendala serupa, ada baiknya rutin mengecek pembaruan sistem MyASN maupun panduan BKPSDM daerah masing-masing karena tampilan dan mekanisme validasi kadang ikut berubah mengikuti update terbaru.
