DOYANDUIT – ASN yang masih terbiasa mencetak dokumen lalu mencari tanda tangan basah untuk legalisasi kini bisa beralih ke cara yang lebih praktis.
Melalui sistem Dokumen Management System (DMS) dan fitur E-SEAL BKN di MyASN, pengesahan dokumen kepegawaian dapat dilakukan secara digital tanpa harus datang ke kantor atau mengurus legalisir fisik.
Sistem ini menjadi bagian dari transformasi layanan kepegawaian nasional yang mendorong pengelolaan arsip secara elektronik.
Selain lebih cepat, dokumen yang telah memperoleh E-SEAL juga memiliki jaminan keaslian dan dapat digunakan sebagai dokumen resmi.
Apa Itu E-SEAL BKN?
E-SEAL merupakan stempel elektronik resmi yang diterbitkan oleh Badan Kepegawaian Negara (BKN) melalui platform ASN Digital dan MyASN.
Fitur ini berfungsi sebagai tanda pengesahan digital terhadap dokumen kepegawaian ASN yang tersimpan dalam sistem DMS.
Bagi banyak ASN, kehadiran E-SEAL cukup membantu. Dokumen yang sebelumnya harus dilegalisasi secara manual kini bisa diverifikasi secara elektronik dengan proses yang lebih sederhana.
Beberapa manfaat E-SEAL antara lain:
- Menjamin keaslian dokumen kepegawaian
- Mengurangi risiko pemalsuan dokumen
- Mempercepat proses administrasi
- Mendukung sistem kerja paperless
- Dapat diakses secara daring dari berbagai daerah
Dasar Penerapan DMS dan Arsip Digital ASN
Penerapan DMS mengacu pada Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui Dokumen Management System.
Melalui kebijakan tersebut, BKN mulai mengutamakan arsip digital dibandingkan dokumen fisik.
Artinya, dokumen kepegawaian ASN yang akan digunakan dalam berbagai layanan kepegawaian harus tersedia dalam bentuk digital dan tersimpan di sistem DMS.
Jenis Arsip yang Tersimpan dalam DMS
Secara umum terdapat dua kelompok arsip ASN.
Arsip Utama, seperti:
- Daftar Riwayat Hidup (DRH)
- Pertimbangan Teknis NIP
- SK CPNS
- SK PNS
- Riwayat Pendidikan
- Riwayat Jabatan
Arsip Kondisional, seperti:
- Dokumen pindah instansi
- Peninjauan masa kerja
- SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN)
- Dokumen kepegawaian khusus lainnya
Cara Mengajukan E-SEAL BKN di MyASN
Proses pengajuan cukup mudah selama akun ASN Digital sudah aktif dan dokumen telah tersedia di DMS.
1. Login ke ASN Digital
Buka portal ASN Digital melalui:
https://asndigital.bkn.go.id
Masuk menggunakan akun Single Sign-On (SSO) ASN yang terhubung dengan layanan BKN.
2. Buka Menu MyASN
Setelah berhasil masuk:
- Klik menu BKN
- Pilih Layanan Individu ASN
- Klik MyASN
Sistem akan mengarahkan Anda ke dashboard utama MyASN.
3. Masuk ke Layanan Pengesahan Arsip Digital ASN
Pada halaman MyASN:
- Pilih menu Layanan ASN
- Klik Layanan Pengesahan Arsip Digital ASN
Di halaman ini tersedia fitur pengajuan E-SEAL untuk arsip yang tersimpan dalam DMS.
4. Ajukan Dokumen
Klik tombol Ajukan E-SEAL.
Kemudian pilih dokumen yang ingin disahkan.
Setelah itu:
- Klik kembali Ajukan E-SEAL
- Konfirmasi pengajuan
- Pilih Ya, Ajukan
Perbedaan Dokumen Born Digital dan Hasil Scan
Di tahap ini banyak pengguna yang sering bingung karena hasil pengajuan bisa berbeda.
Penyebabnya terletak pada jenis dokumen yang diajukan.
| Jenis Dokumen | Proses Verifikasi | Hasil |
|---|---|---|
| Born Digital | Tidak perlu verifikasi berlapis | Langsung bisa diunduh |
| Hasil Alih Media (Scan) | Verifikasi instansi dan BKN | Menunggu proses persetujuan |
Dokumen born digital adalah dokumen yang sejak awal diterbitkan secara elektronik oleh sistem.
Sementara dokumen alih media merupakan hasil pemindaian dari dokumen fisik lama yang diunggah ke DMS.
Dalam praktiknya, dokumen hasil scan biasanya membutuhkan waktu lebih lama karena harus diverifikasi terlebih dahulu.
Cara Melihat Status Verifikasi E-SEAL
Jika dokumen masih menunggu proses, statusnya dapat dipantau melalui menu filter.
Status Menunggu Instansi
Pilih filter:
Menunggu Instansi
Status ini menunjukkan dokumen masih diperiksa oleh unit kepegawaian instansi masing-masing.
Status Verifikasi BKN
Setelah lolos pemeriksaan instansi, dokumen akan diteruskan ke BKN.
Pada tahap ini pengguna hanya perlu menunggu hasil verifikasi akhir.
Status Selesai
Jika seluruh proses telah disetujui, status akan berubah menjadi:
Selesai
Dokumen yang sudah memperoleh E-SEAL dapat langsung diunduh dan digunakan sesuai kebutuhan administrasi.
Kendala yang Sering Dialami Pengguna
Berdasarkan pengalaman sejumlah ASN yang mencoba layanan ini, beberapa kendala yang cukup sering muncul antara lain:
- Dokumen belum muncul di DMS
- Status verifikasi tidak berubah dalam beberapa hari
- Salah memilih dokumen saat pengajuan
- Akun ASN Digital belum sinkron
- Koneksi internet terputus saat proses pengajuan
Biasanya masalah tersebut dapat diatasi dengan memastikan data arsip sudah lengkap dan menunggu proses verifikasi berjalan sesuai antrean.
Pengesahan arsip DMS ASN dengan E-SEAL BKN menjadi langkah penting dalam modernisasi layanan kepegawaian. Proses yang sebelumnya identik dengan legalisir manual kini dapat dilakukan secara digital melalui MyASN.
Bagi ASN yang baru pertama kali menggunakan layanan ini, perbedaan antara dokumen born digital dan hasil scan menjadi hal yang perlu dipahami sejak awal karena memengaruhi lama proses verifikasi.
Saat ini, semakin banyak layanan kepegawaian yang terintegrasi dengan arsip digital sehingga memastikan dokumen di DMS selalu mutakhir menjadi langkah yang tidak kalah penting.
