DOYANDUIT – Dalam proses administrasi perpajakan, Faktur Pajak adalah dokumen penting yang digunakan sebagai bukti pungutan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Agar sah secara hukum, Faktur Pajak harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Tapi, siapa saja yang boleh menandatangani Faktur Pajak? Dan bagaimana prosedurnya jika menggunakan sistem Coretax?
Yuk, kita kupas tuntas berdasarkan regulasi terbaru dan praktik langsung di Coretax.
Siapa yang Boleh Menandatangani Faktur Pajak?
Mengacu pada Pasal 10 ayat (2) PER-03/PJ/2022 tentang Faktur Pajak, penandatangan Faktur Pajak tidak harus selalu PKP itu sendiri. Aturan tersebut menyatakan bahwa Faktur Pajak dapat ditandatangani oleh:
- Nama PKP Orang Pribadi
Jika usaha tersebut dimiliki oleh individu yang terdaftar sebagai PKP, maka nama orang tersebut bisa langsung digunakan sebagai penandatangan. - Pejabat atau Pegawai yang Ditunjuk oleh PKP
Dalam praktiknya, banyak PKP—terutama badan usaha—menunjuk staf tertentu sebagai penandatangan. Penunjukan ini bersifat resmi dan harus dilakukan dengan benar agar nama penandatangan muncul sah di dokumen faktur dan QR Code.
Cara Menambahkan Penandatangan Faktur Pajak di Coretax
Jika Anda ingin menunjuk seorang pegawai atau pejabat perusahaan sebagai penandatangan dalam sistem Coretax, berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan secara sistematis:
1. Pastikan Pegawai yang Ditunjuk Bisa Login ke Coretax
Langkah pertama adalah memastikan bahwa pegawai yang akan ditunjuk sudah memiliki akses login ke sistem Coretax. Login dilakukan menggunakan Nomor Induk Kependudukan (NIK) masing-masing.
Catatan penting untuk wanita kawin:
Jika NPWP Anda masih tergabung dengan NPWP suami, maka tetap gunakan NIK milik istri, bukan NPWP atau NIK suami, saat login dan pengajuan akses.
2. Tambahkan Pegawai sebagai “Pihak Terkait” (Related Person)
Setelah pegawai berhasil login, selanjutnya adalah menambahkan data mereka ke dalam sistem sebagai pihak yang terkait dengan perusahaan. Ini dilakukan melalui menu “Pihak Terkait” di dalam Coretax.
- PIC (Person In Charge) perusahaan melakukan impersonate sebagai PKP.
- Masuk ke menu Pihak Terkait dan tambahkan data pegawai yang akan ditunjuk sebagai penandatangan.
Langkah ini penting agar sistem mengenali pegawai tersebut sebagai bagian dari entitas PKP.
3. Tetapkan Role Penandatangan Faktur Pajak
Setelah berhasil ditambahkan sebagai pihak terkait, selanjutnya Anda perlu memberikan role atau peran yang sesuai agar pegawai tersebut memiliki otoritas menandatangani Faktur Pajak.
- Klik tombol “Tetapkan Role” di baris nama pegawai.
- Pilih role “TAX INVOICE SIGNER” agar bisa menandatangani Faktur Pajak.
- Jika pegawai juga akan membuat draf faktur, tetapkan juga role “TAX INVOICE DRAFTER”.
- Jika dibutuhkan, Anda juga bisa memberikan role lain sesuai fungsi dan kebutuhan masing-masing.
Khusus untuk PKP Pemusatan: Penandatangan Cabang Harus Didaftarkan Ulang
Perlu Anda ketahui bahwa dalam sistem Coretax, semua PKP saat ini dianggap sebagai PKP Pemusatan. Artinya, hanya penandatangan yang didaftarkan pada unit pusat yang dapat digunakan.
Apa dampaknya?
Jika sebelumnya Anda memiliki penandatangan faktur di cabang (sebelum implementasi Coretax), maka sekarang pejabat atau pegawai cabang tersebut harus didaftarkan ulang melalui unit pusat, jika masih ingin tetap digunakan.
Cara pendaftarannya:
- Tambahkan pegawai tersebut sebagai PIC Tempat Kegiatan Usaha (TKU).
- Saat mendaftarkan atau mengedit TKU, isi kolom “Tambah PIC Aktivitas NIK/NPWP Target” dengan NIK mereka. Anda bisa menambahkan lebih dari satu orang dengan menekan tombol Tab setelah mengisi satu NIK.
- Setelah itu, masuk ke menu “Wakil/Kuasa Saya atas PIC TKU/Cabang tersebut” untuk menetapkan role mereka sebagai penandatangan.
Hal yang Perlu Diingat
Berikut beberapa poin penting seputar penandatangan Faktur Pajak:
- PKP diperbolehkan menunjuk lebih dari satu penandatangan. Ini sangat berguna untuk operasional perusahaan yang melibatkan banyak unit atau shift kerja.
- Nama penandatangan akan tercetak pada QR Code Faktur Pajak, sehingga keabsahan dan akuntabilitasnya bisa dilacak secara langsung.
- Penandatangan bertanggung jawab secara hukum atas Faktur Pajak yang dibuat dan ditandatangani. Ini memberikan transparansi dan jejak digital (traceability) yang jelas di sistem perpajakan.
Dengan regulasi yang semakin digital dan sistem Coretax yang terintegrasi, proses menunjuk penandatangan Faktur Pajak kini menjadi lebih aman, terstruktur, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pastikan Anda menunjuk pegawai yang tepat dan mengikuti langkah-langkah di atas agar setiap Faktur Pajak yang diterbitkan sah secara hukum dan lolos validasi sistem.
Jangan lupa, periksa kembali role dan akses login setiap penandatangan agar tidak terjadi error saat proses penerbitan faktur.
Pelajari siapa saja yang berwenang menandatangani Faktur Pajak menurut PER-03/PJ/2022 dan ikuti langkah mudah menambahkannya di sistem Coretax, lengkap dengan peran dan tanggung jawabnya.
