DOYANDUIT – Saat status SPTJM di sistem e-Ijazah berubah menjadi “Tidak Disetujui”, banyak operator sekolah langsung mengira dokumen tersebut otomatis dibatalkan dan bisa langsung dibuat ulang. Faktanya tidak demikian.
Dalam praktiknya, SPTJM yang ditolak tetap harus dibatalkan secara manual sebelum operator dapat membuat dokumen baru.
Kesalahan kecil seperti footer yang tidak ikut ter-scan, nomor SPTJM yang tidak sesuai, atau dokumen hasil unggah yang berbeda dengan hasil unduhan sistem sering menjadi penyebab penolakan.
Di lapangan, kasus seperti ini cukup sering terjadi terutama saat proses penerbitan ijazah sedang berlangsung secara massal dan operator harus mengunggah banyak dokumen dalam waktu singkat.
Cara Mengetahui Penyebab SPTJM Ditolak
Langkah pertama yang wajib dilakukan adalah melihat alasan penolakan yang tercantum pada sistem.
Masuk ke menu SPTJM kemudian pilih ikon detail atau ikon mata untuk melihat informasi lengkap. Pada bagian tersebut biasanya akan muncul:
- Nama pihak yang melakukan verifikasi
- Tanggal penolakan
- Alasan dokumen ditolak
Beberapa alasan yang sering ditemukan antara lain:
- Lampiran tidak sesuai format hasil unduhan sistem
- Footer dokumen tidak terlihat
- Nomor SPTJM berbeda dengan data yang terdaftar
- Dokumen tidak lengkap
- Materai atau tanda tangan tidak sesuai ketentuan
Menariknya, banyak operator baru menyadari bahwa bagian footer di halaman terakhir ternyata menjadi salah satu komponen yang ikut diverifikasi.
Pahami Dulu Bagian yang Salah
Sebelum melakukan perbaikan, pastikan terlebih dahulu sumber masalahnya berasal dari mana. Secara umum terdapat dua kondisi yang berbeda.
Jika yang Salah Hanya SPTJM
Apabila nomor SK Kelulusan sudah benar dan masalah hanya terdapat pada dokumen SPTJM, maka prosesnya relatif lebih sederhana.
Operator cukup:
- Membatalkan SPTJM yang ditolak
- Membuat SPTJM baru
- Mengunduh ulang dokumen
- Menandatangani dan memberi materai
- Mengunggah kembali ke sistem
Jika yang Salah Nomor SK Kelulusan
Kondisi ini membutuhkan langkah tambahan. Urutan perbaikannya adalah:
- Batalkan SPTJM
- Batalkan Penetapan Kelulusan
- Batalkan Nomor SK Kelulusan
- Perbaiki nomor SK Kelulusan
- Buat SPTJM baru
- Lakukan proses kelulusan kembali
Bagian ini sering membingungkan karena menu pembatalan berada di beberapa lokasi yang berbeda dalam sistem.
Cara Membatalkan SPTJM yang Ditolak
Meski statusnya sudah “Tidak Disetujui”, operator tetap wajib melakukan pembatalan secara manual.
Berikut langkahnya:
- Buka menu SPTJM
- Klik Aksi Lainnya
- Pilih Batalkan Kelulusan
- Centang konfirmasi
- Klik Batalkan
Setelah proses selesai, data SPTJM akan hilang dari daftar pengajuan.
Lakukan refresh halaman untuk memastikan tidak ada lagi data SPTJM yang tersimpan.
Membuat SPTJM Baru Setelah Pembatalan
Setelah pembatalan berhasil dilakukan, operator dapat membuat SPTJM baru.
Namun ada satu hal yang sering terlewat.
Setiap kali sistem menghasilkan dokumen SPTJM baru, nomor dokumen tersebut biasanya ikut berubah.
Karena itu:
- Jangan menggunakan file lama
- Jangan mengunggah hasil scan dokumen sebelumnya
- Selalu gunakan hasil unduhan terbaru dari sistem
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator, kesalahan unggah file lama menjadi salah satu penyebab berulangnya penolakan.
Cara Scan SPTJM yang Benar
Setelah dokumen dicetak, lakukan proses:
- Tanda tangan
- Pemberian stempel sekolah
- Penempelan materai sesuai ketentuan
Selanjutnya lakukan pemindaian atau scan.
Hal yang perlu diperhatikan:
Footer Wajib Terlihat
Pastikan bagian bawah halaman ikut terbaca dengan jelas.
Biasanya footer memuat:
- Tanggal unduh
- Informasi sistem
- Keterangan pengguna
Bagian inilah yang cukup sering terpotong saat proses scan.
Gunakan Ukuran Kertas yang Tepat
Saat mencetak, banyak operator memilih opsi:
- A4
- Fit to Paper
Tujuannya agar seluruh bagian dokumen tercetak sempurna hingga area paling bawah.
Scan Seluruh Lampiran
Jika jumlah siswa banyak dan lampiran terdiri dari beberapa halaman, seluruh halaman wajib disertakan.
Jangan hanya mengunggah halaman utama.
Sebaiknya Unduh dan Unggah di Hari yang Sama
Ada satu kebiasaan yang mulai banyak diterapkan operator berpengalaman.
Mereka mengunduh, mencetak, menandatangani, melakukan scan, dan mengunggah dokumen pada hari yang sama.
Alasannya sederhana.
Sistem terus memperbarui data sehingga penggunaan dokumen yang diunduh beberapa hari sebelumnya berpotensi menimbulkan ketidaksesuaian.
Walaupun tidak selalu menyebabkan penolakan, langkah ini dianggap lebih aman.
Tabel Penyebab SPTJM Ditolak dan Solusinya
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Footer tidak terbaca | Scan terpotong | Scan ulang seluruh halaman |
| Nomor SPTJM berbeda | Menggunakan file lama | Unduh ulang dari sistem |
| Lampiran tidak lengkap | Ada halaman yang tidak ikut diunggah | Scan dan unggah seluruh lampiran |
| Dokumen tidak bermaterai | Persyaratan administrasi belum lengkap | Lengkapi materai dan tanda tangan |
| SK Kelulusan salah | Data kelulusan belum sesuai | Batalkan dan perbaiki SK Kelulusan |
Kapan Tanggal Ijazah Bisa Ditetapkan?
Setelah SPTJM disetujui dinas, barulah proses berikutnya dapat dilanjutkan. Dalam beberapa daerah terdapat ketentuan khusus terkait tanggal pengesahan ijazah.
Apabila persetujuan SPTJM dilakukan setelah tanggal yang telah ditetapkan dalam surat edaran, maka tanggal ijazah biasanya mengikuti tanggal persetujuan terbaru dengan memperhatikan hari kerja.
Karena kebijakan ini dapat berbeda antar daerah, operator sebaiknya selalu mengikuti petunjuk resmi dari dinas pendidikan setempat.
Bagian ini sering terlewat, padahal kesalahan penentuan tanggal ijazah bisa menimbulkan revisi dokumen di tahap berikutnya.
Saat SPTJM e-Ijazah ditolak, jangan langsung membuat dokumen baru tanpa melakukan pembatalan terlebih dahulu.
Langkah yang paling aman adalah memeriksa alasan penolakan, menentukan sumber kesalahan, membatalkan data yang bermasalah, lalu membuat SPTJM baru menggunakan dokumen hasil unduhan terbaru.
Dari berbagai pengalaman operator sekolah, masalah paling sering ternyata bukan pada sistem, melainkan pada detail kecil seperti footer yang tidak ikut ter-scan, penggunaan file lama, atau lampiran yang kurang lengkap.
