DOYANDUIT – Pengaturan user dalam Aplikasi SAKTI sering menjadi salah satu bagian yang paling membingungkan bagi satuan kerja, terutama ketika jumlah pegawai terbatas namun kebutuhan operasional tetap harus berjalan.
Tidak sedikit operator yang bertanya apakah satu pegawai boleh memegang beberapa peran sekaligus di SAKTI. Pertanyaan ini biasanya muncul saat admin harus mengatur hak akses untuk berbagai modul, mulai dari pembayaran, aset, persediaan, hingga pelaporan.
Di lapangan, kondisi tersebut memang cukup sering terjadi. Ada satker kecil yang hanya memiliki sedikit pegawai pengelola keuangan sehingga satu orang harus membantu beberapa proses kerja sekaligus.
Namun, meskipun rangkap kewenangan diperbolehkan dalam kondisi tertentu, ada batasan yang harus dipatuhi agar tetap sesuai dengan prinsip pengendalian internal pemerintah.
Kesalahan dalam pemberian role bisa berujung pada temuan saat monitoring maupun pemeriksaan karena dianggap melanggar prinsip pemisahan fungsi.
Lalu, seperti apa sebenarnya aturan rangkap kewenangan pengguna Aplikasi SAKTI?
Prinsip Dasar Pembagian Kewenangan User SAKTI
Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Kementerian Keuangan menjelaskan bahwa pembagian kewenangan pengguna operasional dalam seluruh modul SAKTI menggunakan prinsip:
- Maker (merekam data)
- Checker (menguji atau memverifikasi)
- Signer (menyetujui)
Ketiga peran tersebut dirancang untuk menciptakan pengawasan berlapis dalam proses pengelolaan keuangan negara.
Secara sederhana, alur kerjanya seperti ini:
- Maker memasukkan atau merekam data.
- Checker melakukan pemeriksaan terhadap data yang direkam.
- Signer memberikan persetujuan akhir.
Pemisahan tugas tersebut bertujuan untuk mengurangi risiko kesalahan input, penyalahgunaan wewenang, maupun potensi fraud.
Menariknya, sebagian besar kendala justru muncul ketika satker memiliki keterbatasan SDM. Dalam kondisi tersebut, admin sering kali mencoba memberikan beberapa role kepada satu pegawai agar pekerjaan tidak terhambat.
Padahal ada aturan yang harus diperhatikan.
Apakah User SAKTI Boleh Memiliki Lebih dari Satu Role?
Jawabannya: boleh, tetapi dengan syarat tertentu.
Satu pegawai dapat memiliki beberapa kewenangan atau role selama kewenangan tersebut berada pada modul yang berbeda.
Artinya, seseorang dapat membantu lebih dari satu proses kerja dalam SAKTI tanpa melanggar aturan selama tidak terjadi tumpang tindih fungsi maker, checker, atau signer pada modul yang sama.
Dalam praktiknya, pengaturan seperti ini cukup umum dilakukan pada satker dengan jumlah personel yang terbatas.
Kapan Rangkap Kewenangan Diperbolehkan?
Berikut contoh yang diperbolehkan menurut ketentuan DJPb.
Contoh Rangkap Kewenangan yang Sah
Misalnya:
Pegawai A memiliki peran sebagai:
- Operator Pembayaran
- Operator Aset
- Approver Persediaan
Kondisi tersebut diperbolehkan karena ketiga peran berada pada modul yang berbeda.
Meskipun pegawai yang menjalankan sama, tidak terjadi konflik fungsi dalam satu proses bisnis yang sama.
Banyak satker menerapkan pola ini ketika jumlah operator terbatas namun seluruh modul harus tetap aktif.
Kapan Rangkap Kewenangan Tidak Diperbolehkan?
Bagian ini yang sering terlewat.
Larangan berlaku apabila satu pegawai memegang lebih dari satu fungsi dalam modul yang sama.
Contoh Rangkap Kewenangan yang Tidak Sah
Misalnya Pegawai A memiliki peran:
- Operator Pembayaran
- Operator Aset
- Validator Aset
Sekilas tampak tidak bermasalah.
Namun jika diperhatikan lebih detail, terdapat dua kewenangan dalam Modul Aset yang dipegang oleh orang yang sama, yaitu sebagai operator dan validator.
Situasi tersebut melanggar prinsip maker dan checker karena orang yang merekam data juga melakukan proses pengujian.
Dalam pengendalian internal, kondisi seperti ini dianggap mengurangi independensi proses verifikasi.
Mengapa Pemisahan Peran Sangat Penting?
Bagi sebagian pengguna baru, aturan ini mungkin terlihat terlalu ketat.
Namun sebenarnya ada alasan kuat di balik penerapannya.
1. Mengurangi Risiko Kesalahan
Saat data diperiksa oleh pihak berbeda, peluang kesalahan input menjadi lebih kecil.
Kesalahan kode akun, nomor kontrak, atau data aset dapat diketahui lebih cepat sebelum dokumen diproses lebih lanjut.
2. Menjaga Akuntabilitas
Setiap tahapan memiliki penanggung jawab yang jelas.
Jika terjadi masalah, satker dapat menelusuri proses dengan lebih mudah.
3. Memenuhi Prinsip Pengendalian Internal
Pemisahan fungsi maker, checker, dan signer merupakan praktik standar dalam sistem keuangan pemerintah maupun sektor swasta.
4. Menghindari Temuan Pemeriksaan
Dalam sejumlah kasus, auditor akan melihat kesesuaian pembagian peran pengguna aplikasi.
Pengaturan user yang tidak sesuai berpotensi menjadi catatan perbaikan.
Tabel Pengaturan User SAKTI
| Kondisi | Status |
|---|---|
| Operator Pembayaran merangkap Operator Aset | ✅ Diperbolehkan |
| Operator Aset merangkap Validator Aset | ❌ Tidak diperbolehkan |
| Operator Persediaan merangkap Approver Persediaan | ❌ Tidak diperbolehkan |
| Operator Pembayaran merangkap Approver Persediaan | ✅ Diperbolehkan |
| Validator Pembayaran merangkap Operator Aset | ✅ Diperbolehkan |
| Signer Aset merangkap Checker Aset | ❌ Tidak diperbolehkan |
Sebelum Menambahkan Role Baru di SAKTI
Sebelum mengajukan perubahan user atau penambahan hak akses, ada baiknya admin satker melakukan beberapa pengecekan berikut:
- Identifikasi modul yang akan digunakan.
- Pastikan tidak terjadi rangkap maker, checker, dan signer dalam modul yang sama.
- Periksa struktur organisasi pengelola keuangan satker.
- Dokumentasikan pembagian tugas pengguna.
- Lakukan review berkala terhadap role yang sudah aktif.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator, bagian yang paling membingungkan biasanya bukan saat membuat user baru, melainkan ketika pegawai berpindah tugas atau terjadi pergantian pejabat.
Dalam situasi tersebut, role lama sering kali belum dicabut sehingga berpotensi menimbulkan konflik kewenangan.
Aturan rangkap kewenangan user Aplikasi SAKTI sebenarnya tidak melarang satu pegawai memegang beberapa role sekaligus. Yang menjadi batas utamanya adalah jangan sampai satu orang menjalankan fungsi maker, checker, atau signer dalam modul yang sama.
Di lapangan, kebutuhan operasional memang sering menuntut fleksibilitas. Namun pengaturan hak akses tetap harus menjaga prinsip pengendalian internal yang menjadi fondasi pengelolaan keuangan negara.
Jika Anda sedang melakukan penataan user SAKTI atau evaluasi hak akses pegawai, ada baiknya memeriksa kembali pembagian peran yang sudah ada.
Kadang masalah justru muncul dari detail kecil yang luput diperhatikan saat proses penugasan dilakukan.
