DOYANDUIT – Menjelang jam pulang kantor, ada satu hal yang sering luput dari perhatian sebagian satuan kerja, yaitu kondisi kas yang masih tersimpan di brankas Bendahara Pengeluaran atau Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP).
Padahal, jumlah uang tunai yang tersimpan pada akhir jam kerja menjadi salah satu aspek penting dalam tata kelola keuangan negara. Bukan hanya soal keamanan fisik uang, tetapi juga menyangkut akuntabilitas, pengendalian internal, dan pertanggungjawaban pengelolaan APBN.
Dalam praktiknya, kondisi kas yang melebihi batas tertentu cukup sering terjadi. Misalnya saat terdapat kegiatan dengan kebutuhan pembayaran yang tinggi, adanya pencairan Uang Persediaan (UP) yang belum sempat digunakan seluruhnya, atau ketika jadwal transaksi berubah mendadak.
Situasi seperti ini sebenarnya sudah diatur secara jelas oleh Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) melalui ketentuan penatausahaan kas bendahara yang berlaku di lingkungan satuan kerja pengelola APBN.
Lalu, apa saja yang harus dilakukan jika uang tunai di brankas bendahara masih cukup besar saat kantor akan tutup?
Batas Maksimal Uang Tunai di Brankas Bendahara
Salah satu ketentuan utama yang perlu diperhatikan adalah jumlah uang tunai dari UP maupun Tambahan Uang Persediaan (TUP) yang tersimpan di brankas Bendahara Pengeluaran atau BPP pada akhir jam kerja.
KPA atau PPK atas nama KPA wajib memastikan bahwa jumlah uang tunai tersebut maksimal sebesar Rp50 juta.
Angka ini bukan sekadar batas administratif.
Tujuannya adalah mengurangi risiko kehilangan, pencurian, maupun penyalahgunaan dana yang masih tersimpan secara fisik.
Dalam sejumlah kasus di berbagai instansi, pengelolaan uang tunai dalam jumlah besar sering menjadi titik yang paling rentan dalam sistem pengendalian internal. Karena itu, pembatasan saldo kas fisik menjadi salah satu langkah mitigasi risiko yang penting.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Kas Melebihi Rp50 Juta?
Kondisi kas yang melebihi Rp50 juta tidak otomatis dianggap pelanggaran.
Namun ada prosedur yang harus segera dilakukan oleh satuan kerja.
Jika jumlah uang tunai dari UP atau TUP di brankas Bendahara Pengeluaran maupun BPP masih melebihi Rp50 juta pada akhir jam kerja, bendahara wajib membuat berita acara keadaan kas.
Dokumen tersebut harus ditandatangani oleh:
- Bendahara Pengeluaran atau BPP
- KPA atau PPK atas nama KPA
Penandatanganan dilakukan paling lambat sebelum jam tutup kantor pada hari yang sama.
Langkah ini menjadi bukti administratif bahwa kondisi kas telah diketahui dan dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.
Menariknya, bagian yang sering terlupakan justru bukan pembuatan berita acara, melainkan waktu pembuatannya. Beberapa pengelola keuangan mengaku baru menyadari kewajiban tersebut ketika melakukan pengecekan kas menjelang pulang kantor.
Karena itu, pemeriksaan saldo kas harian sebaiknya dilakukan lebih awal agar ada waktu cukup jika diperlukan penyusunan dokumen pendukung.
Format Berita Acara Keadaan Kas
DJPb telah menyediakan format berita acara keadaan kas yang dapat digunakan oleh satuan kerja.
Dokumen tersebut dapat diperoleh melalui tautan yang telah disediakan oleh DJPb:
Meski format sudah tersedia, satker tetap perlu memastikan bahwa seluruh informasi yang dicantumkan sesuai dengan kondisi kas aktual pada saat pemeriksaan dilakukan.
Kesalahan pengisian nominal maupun identitas pejabat penandatangan dapat menimbulkan kebutuhan revisi administrasi di kemudian hari.
Tanggung Jawab KPA dan PPK dalam Pengamanan Kas
Setelah berita acara dibuat, tanggung jawab berikutnya berada pada KPA atau PPK atas nama KPA.
Pejabat tersebut wajib memastikan uang tunai yang masih tersimpan di brankas bendahara mendapatkan pengamanan yang memadai.
Langkah pengamanan dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing satuan kerja, termasuk sistem pengamanan ruangan, akses brankas, maupun prosedur penjagaan yang berlaku di instansi.
Dalam praktik lapangan, pengamanan sering menjadi perhatian utama ketika nilai kas yang tersimpan cukup besar.
Tidak sedikit bendahara yang memilih melakukan pengecekan ulang sebelum meninggalkan kantor untuk memastikan dokumen dan uang tunai tersimpan sesuai prosedur.
Kewajiban pada Hari Kerja Berikutnya
Ada satu ketentuan penting yang sering terlewat.
Jika pada akhir hari kerja saldo kas masih melebihi Rp50 juta dan telah dibuat berita acara, kondisi tersebut tidak boleh berlangsung terus-menerus.
Pada hari kerja berikutnya, jumlah uang tunai dari UP maupun TUP yang berada di brankas Bendahara Pengeluaran atau BPP harus kembali maksimal sebesar Rp50 juta.
Artinya, satuan kerja perlu segera mengambil langkah penyesuaian sesuai kebutuhan operasional dan ketentuan yang berlaku.
Ketentuan ini menunjukkan bahwa berita acara bukanlah izin untuk menyimpan kas besar secara permanen, melainkan mekanisme pengendalian dalam kondisi tertentu yang bersifat sementara.
Mengapa Ketentuan Ini Penting?
Ada beberapa alasan mengapa DJPb menetapkan aturan pembatasan kas fisik di brankas bendahara.
Mengurangi Risiko Kehilangan
Semakin besar uang tunai yang tersimpan, semakin tinggi pula risiko yang harus ditanggung.
Meningkatkan Akuntabilitas
Setiap kondisi kas yang tidak biasa harus terdokumentasi dengan baik.
Memperkuat Pengendalian Internal
Pencatatan dan pengawasan menjadi lebih mudah dilakukan.
Mempermudah Pemeriksaan
Saat dilakukan monitoring atau audit, satuan kerja memiliki dokumen pendukung yang lengkap.
Tabel Troubleshooting Penatausahaan Kas Bendahara
| Kondisi | Tindakan |
|---|---|
| Kas akhir hari Rp30 juta | Tidak perlu berita acara |
| Kas akhir hari Rp50 juta | Tidak perlu berita acara |
| Kas akhir hari Rp75 juta | Wajib membuat berita acara |
| Kas akhir hari Rp100 juta | Wajib membuat berita acara dan pengamanan kas |
| Hari berikutnya kas masih di atas Rp50 juta | Perlu segera dilakukan penyesuaian sesuai ketentuan |
Tips Praktis untuk Bendahara Pengeluaran
Agar tidak mengalami kendala menjelang akhir jam kerja, beberapa langkah berikut dapat membantu:
- Lakukan pengecekan saldo kas minimal satu jam sebelum kantor tutup.
- Siapkan format berita acara lebih awal sebagai antisipasi.
- Pastikan KPA atau PPK dapat dihubungi jika diperlukan penandatanganan.
- Dokumentasikan seluruh proses pemeriksaan kas.
- Simpan dokumen pendukung secara teratur untuk keperluan audit.
Berdasarkan pengalaman sejumlah bendahara, masalah biasanya muncul bukan karena nominal kas yang besar, melainkan karena keterlambatan mengetahui kondisi saldo saat waktu kantor hampir berakhir.
Penatausahaan kas bendahara pada akhir jam kerja bukan sekadar kewajiban administratif. Ketentuan ini menjadi bagian penting dari pengelolaan keuangan negara yang aman, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Batas maksimal Rp50 juta membantu mengurangi risiko yang melekat pada penyimpanan uang tunai dalam jumlah besar.
Ketika kondisi tertentu menyebabkan saldo kas melebihi batas tersebut, satuan kerja sudah memiliki prosedur yang jelas melalui pembuatan berita acara dan pengamanan kas.
Di lapangan, keberhasilan pengelolaan kas sering kali ditentukan oleh kedisiplinan terhadap hal-hal kecil yang dilakukan setiap hari.
Pemeriksaan saldo sebelum pulang kantor mungkin terlihat sederhana, tetapi justru menjadi salah satu langkah penting untuk menjaga akuntabilitas pengelolaan APBN.
