DOYANDUIT – Banyak operator sekolah baru sadar ada kesalahan data justru setelah proses kelulusan di e-ijazah selesai dilakukan. Kasus paling sering muncul biasanya gelar kepala sekolah belum terisi, nomor SK kelulusan salah input, atau tanggal penetapan tidak sesuai dokumen resmi.
Masalahnya, sistem e-ijazah tidak bisa sembarang diedit setelah tahap tertentu selesai. Di lapangan, cukup banyak operator yang panik karena siswa sudah masuk status lulus, sementara dokumen administrasi ternyata masih keliru.
Kabar baiknya, pembatalan kelulusan masih bisa dilakukan selama SPTJM belum disetujui dinas.
Hal ini menjadi poin penting yang sering terlewat.
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna e-ijazah, menu pembatalan memang agak tersembunyi dan prosesnya harus dilakukan mundur dari tahap terakhir. Kalau salah langkah, operator biasanya malah bingung karena nomor SK tidak muncul atau data tidak berubah meski sudah dibatalkan.
Berikut panduan lengkapnya.
Penyebab Kelulusan di E-Ijazah Harus Dibatalkan
Tidak semua kesalahan mengharuskan operator mengulang proses kelulusan. Namun dalam beberapa kasus, pembatalan memang wajib dilakukan agar data ijazah tidak bermasalah saat terbit.
Beberapa penyebab yang paling sering ditemukan antara lain:
- Gelar kepala sekolah belum diinput
- Nomor SK kelulusan salah
- Tanggal penetapan kelulusan keliru
- Kesalahan data administrasi lain pada penetapan kelulusan
- Dokumen SPTJM lama tidak sesuai data terbaru
Menariknya, banyak operator baru sadar setelah mengunduh draft SPTJM.
Padahal saat data sudah naik ke tahap persetujuan dinas, opsi pembatalan biasanya sudah tidak tersedia lagi.
Syarat Pembatalan Kelulusan di E-Ijazah
Sebelum melakukan pembatalan, ada satu syarat utama yang wajib diperhatikan:
SPTJM Belum Disetujui
Jika status SPTJM masih “Belum Disetujui”, proses pembatalan masih bisa dilakukan.
Namun jika SPTJM sudah mendapat persetujuan dinas, sistem umumnya tidak mengizinkan pembatalan lagi.
Ini yang sering membuat operator terlambat menyadari kesalahan data. Karena itu, banyak pengguna menyarankan untuk selalu mengecek ulang:
- nama kepala sekolah,
- gelar,
- nomor SK,
- tanggal SK,
- dan data siswa,
sebelum upload SPTJM final.
Cara Membatalkan Kelulusan di E-Ijazah
Proses pembatalan dilakukan secara bertahap dan urut mundur dari tahap terakhir.
1. Batalkan SPTJM Terlebih Dahulu
Masuk ke menu:
SPTJM → Belum Disetujui
Lalu lakukan langkah berikut:
- Klik “Aksi Lainnya”
- Pilih “Batalkan SPTJM”
- Klik “Iya” untuk konfirmasi
Jika berhasil, dokumen SPTJM akan hilang dari daftar.
Di beberapa kasus, server e-ijazah cukup lambat sehingga operator perlu refresh halaman beberapa kali sebelum perubahan muncul.
Hal kecil seperti ini sering bikin pengguna mengira sistem error, padahal prosesnya sebenarnya sudah berjalan.
2. Batalkan Penetapan Kelulusan
Setelah SPTJM dibatalkan, lanjut ke menu:
Penetapan Kelulusan → Lulus
Kemudian:
- Klik “Batalkan Semua”
- Pilih tingkat pendidikan
- Centang nomor SK
- Klik “Batalkan”
Jika berhasil, seluruh siswa akan kembali ke daftar “Belum Diluluskan”.
Tahap ini cukup penting karena banyak operator hanya menghapus nomor SK tanpa membatalkan status lulus siswa. Akibatnya data menjadi tidak sinkron.
3. Hapus atau Batalkan Nomor SK Kelulusan
Masuk ke menu nomor SK kelulusan.
Jika nomor SK masih muncul:
- Klik “Batalkan”
- Atau hapus nomor SK lama
- Input ulang nomor yang benar
Dalam beberapa pengalaman pengguna, menu nomor SK kadang tidak langsung muncul setelah pembatalan.
Biasanya cukup refresh halaman karena server e-ijazah memang sering delay saat jam sibuk.
Langkah Input Ulang Kelulusan Setelah Dibatalkan
Kalau semua proses pembatalan selesai, operator bisa mulai mengulang tahap kelulusan dari awal.
Input Nomor SK Baru
Masuk ke:
Tambah Nomor SK
Lalu isi:
| Data | Keterangan |
|---|---|
| Tahun acara | Sesuai dokumen |
| Nomor SK | Nomor terbaru |
| Tanggal SK | Sesuai penetapan |
| Tingkat pendidikan | SD/SMP/SMA |
Pastikan seluruh data sudah benar sebelum klik simpan.
Tetapkan Kelulusan Lagi
Masuk ke menu:
Belum Ditetapkan
Lalu:
- Klik “Luluskan Semua”
- Pilih nomor SK terbaru
- Simpan data
Jika siswa belum pindah ke menu “Lulus”, coba refresh halaman terlebih dahulu. Kasus seperti ini cukup sering terjadi karena respons server kadang lambat.
Jangan Salah Upload SPTJM Terbaru
Ini bagian yang paling sering membuat operator keliru. Setelah pembatalan dan pembuatan ulang SPTJM, sistem otomatis membuat nomor SPTJM baru.
Artinya:
SPTJM lama sudah tidak berlaku.
Jadi file yang harus ditandatangani dan diunggah adalah SPTJM terbaru hasil generate ulang sistem.
Banyak operator tanpa sadar malah mengupload dokumen lama karena nama filenya mirip. Padahal nomor SPTJM berbeda.
Dalam beberapa kasus, perbedaan ini baru disadari setelah verifikasi dinas gagal.
Tabel Troubleshooting Pembatalan Kelulusan E-Ijazah
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol pembatalan tidak muncul | SPTJM sudah disetujui | Hubungi dinas terkait |
| Nomor SK hilang | Server delay | Refresh halaman |
| Data siswa tidak berubah | Cache sistem belum update | Logout dan login ulang |
| SPTJM gagal upload | Menggunakan file lama | Upload SPTJM terbaru |
| Status lulus tidak kembali | Pembatalan belum tersimpan | Ulangi proses batalkan |
Agar Tidak Perlu Membatalkan Kelulusan Lagi
Dari berbagai pengalaman operator sekolah, langkah paling aman sebenarnya sederhana: cek ulang sebelum submit final.
Hal yang sering terlewat justru detail kecil seperti:
- gelar kepala sekolah,
- format tanggal,
- typo nomor SK,
- hingga file SPTJM yang tertukar.
Bagian paling membingungkan justru muncul saat server lambat. Banyak pengguna mengira sistem gagal menyimpan, padahal proses masih berjalan di belakang layar.
Karena itu, hindari klik berulang terlalu cepat. Tunggu beberapa saat lalu refresh halaman secara berkala.
Pembatalan kelulusan di e-ijazah memang bisa dilakukan, tetapi hanya dalam kondisi tertentu, terutama sebelum SPTJM disetujui dinas.
Saat ini, kasus salah nomor SK dan gelar kepala sekolah termasuk yang paling sering terjadi di lapangan. Untungnya sistem masih memberi ruang perbaikan selama proses belum final.
Yang paling penting, pastikan SPTJM terbaru yang digunakan adalah hasil generate ulang setelah pembatalan.
Kalau sering menangani e-ijazah, tidak ada salahnya menyimpan checklist administrasi kecil sebelum submit final. Cara sederhana seperti ini justru cukup membantu mengurangi risiko harus mengulang proses dari awal lagi.
