DOYANDUIT – Mendekati masa kelulusan, salah satu pekerjaan yang cukup menyita waktu bagi operator sekolah dan wali kelas adalah menyusun transkrip nilai siswa.
Untungnya, aplikasi E-Rapor SD dan SMP 2026 telah menyediakan fitur khusus yang dapat membantu proses tersebut sehingga tidak perlu lagi membuat format dari awal menggunakan Microsoft Word atau Excel.
Meski demikian, berdasarkan pedoman pengelolaan ijazah yang masih mengacu pada regulasi sebelumnya, penggunaan E-Rapor untuk membuat transkrip nilai belum menjadi kewajiban mutlak.
Banyak sekolah masih menggunakan format manual sesuai kebutuhan daerah masing-masing. Namun, karena data siswa sudah tersimpan di E-Rapor, banyak operator memilih memanfaatkannya agar pekerjaan lebih cepat dan mengurangi risiko salah ketik.
Berdasarkan pengalaman sejumlah operator sekolah, kendala justru sering muncul bukan saat mencetak transkrip, melainkan ketika melakukan pengaturan awal.
Ada menu yang terlewat, logo sekolah belum diunggah, hingga nomor ijazah yang belum diimpor sehingga proses cetak gagal dilakukan.
Persiapan Sebelum Membuat Transkrip Nilai
Sebelum masuk ke proses pengisian nilai, ada beberapa data yang harus dipastikan sudah tersedia.
Di antaranya meliputi:
- Logo atau kop surat sekolah
- Data kepala sekolah
- Nomor ijazah nasional
- Nomor transkrip
- Tanggal kelulusan
- Mata pelajaran yang akan ditampilkan
- Nilai akhir setiap peserta didik
Persiapan ini sering dianggap sepele. Padahal jika salah satu belum lengkap, proses generate transkrip biasanya tidak dapat berjalan sempurna.
Upload Logo atau Kop Surat Sekolah
Langkah pertama yang wajib dilakukan administrator adalah mengunggah kop surat sekolah.
Masuk ke menu:
Data Referensi → Data Logo dan Tanda Tangan
Selanjutnya:
- pilih file logo atau kop surat;
- unggah sesuai format yang diminta;
- simpan perubahan.
Kop surat tersebut nantinya akan muncul otomatis pada bagian atas transkrip nilai.
Dalam praktiknya, banyak operator melakukan beberapa kali penyesuaian ukuran agar posisi kop terlihat simetris ketika dicetak.
Import Nomor Ijazah Nasional
Tahap berikutnya adalah mengimpor nomor ijazah nasional.
Menu ini tidak dapat diisi satu per satu secara manual sehingga sekolah perlu mengunduh template Excel yang telah disediakan aplikasi. Setelah template diisi, data kemudian diimpor kembali ke E-Rapor.
Nomor ijazah diperoleh dari sistem Manajemen Ijazah.
Hal yang sering membuat operator bingung adalah urutan datanya.
Pada sistem manajemen ijazah, daftar siswa biasanya tersusun berdasarkan alfabet, bukan berdasarkan rombongan belajar. Akibatnya operator harus melakukan penyortiran data terlebih dahulu sebelum menyalin nomor ijazah ke template Excel.
Selain nomor ijazah, operator juga perlu mengisi:
- nomor transkrip;
- tanggal kelulusan;
- identitas peserta didik.
Perlu diperhatikan bahwa nomor transkrip harus berbeda untuk setiap siswa.
Mengatur Tampilan Transkrip Nilai
Setelah data berhasil diimpor, lanjutkan ke menu Pengaturan Transkrip.
Di bagian ini tersedia beberapa opsi, antara lain:
- format penulisan nama siswa;
- jumlah angka di belakang koma;
- tampilan nilai rata-rata;
- lokasi penerbitan;
- tanggal penerbitan;
- identitas kepala sekolah.
Sebagian besar sekolah memilih menggunakan dua angka di belakang koma agar sesuai dengan pedoman pengelolaan ijazah.
Sementara untuk tampilan nama siswa, operator dapat memilih:
- seluruh huruf kapital;
- huruf kapital di awal kata;
- mengikuti data asli pada Dapodik.
Pilihan terakhir biasanya paling aman agar identitas siswa tetap konsisten dengan data induk.
Isi Data Kepala Sekolah
Bagian berikutnya adalah identitas penandatangan dokumen.
Lengkapi informasi berupa:
- nama kepala sekolah beserta gelar;
- NIP bagi sekolah negeri;
- tanda tangan apabila menggunakan hasil pemindaian.
Namun, cukup banyak sekolah yang memilih membiarkan kolom tanda tangan kosong agar dokumen nantinya ditandatangani secara langsung menggunakan tinta basah.
Cara ini dianggap lebih praktis sekaligus mengurangi risiko kualitas hasil cetak yang kurang baik.
Mapping Mata Pelajaran pada Transkrip Nilai
Sesudah pengaturan dasar selesai, tahap berikutnya adalah melakukan mapping mata pelajaran. Langkah ini cukup penting karena menentukan mata pelajaran apa saja yang nantinya muncul pada transkrip nilai.
Masuk ke menu:
Transkrip Nilai → Mapping Mata Pelajaran
Jika muncul pemberitahuan bahwa mata pelajaran belum tersedia, aktifkan terlebih dahulu melalui:
Data Referensi → Mata Pelajaran
Pastikan seluruh mata pelajaran yang digunakan sekolah sudah diberi tanda aktif.
Setelah itu lakukan pemetaan dengan memperhatikan beberapa hal berikut.
- Pilih kurikulum yang digunakan sekolah.
- Tentukan nomor urut mata pelajaran sesuai Kurikulum Satuan Pendidikan (KSP).
- Gunakan urutan yang sama dengan format transkrip yang berlaku di sekolah.
- Untuk transkrip Kurikulum Merdeka, banyak sekolah memilih opsi Tanpa Kelompok agar daftar mata pelajaran tampil dalam satu tabel.
Dalam praktiknya, pemilihan kelompok mata pelajaran sering menjadi penyebab tampilan transkrip berbeda dengan contoh yang diterbitkan pemerintah daerah.
Karena itu, sebelum mencetak massal, sebaiknya lakukan uji cetak satu siswa terlebih dahulu.
Cara Mengisi Nilai Transkrip
Setelah mapping selesai, proses berikutnya adalah memasukkan nilai setiap peserta didik.
Ada dua metode yang bisa dipilih.
1. Input Manual
Cara ini paling mudah digunakan apabila jumlah siswa tidak terlalu banyak. Operator cukup membuka data setiap siswa kemudian mengisi nilai akhir masing-masing mata pelajaran.
Yang perlu diperhatikan, nilai yang dimasukkan bukan nilai rapor per semester, melainkan nilai akhir yang sama dengan nilai pada Surat Keterangan Lulus (SKL).
Hal ini menjadi salah satu ketentuan yang masih digunakan dalam pedoman pengelolaan ijazah.
2. Import Melalui Excel
Jika jumlah siswa cukup banyak, metode impor biasanya jauh lebih efisien.
Langkahnya meliputi:
- mengunduh template Excel;
- mengisi seluruh nilai siswa;
- menyimpan file;
- mengunggah kembali ke aplikasi E-Rapor.
Metode ini dapat menghemat waktu karena operator tidak perlu membuka data siswa satu per satu.
Meski demikian, pastikan format Excel tidak diubah. Menghapus kolom, mengganti nama sheet, atau mengubah susunan data sering menyebabkan proses impor gagal.
Nilai Tidak Diambil Otomatis dari Riwayat Rapor
Salah satu pertanyaan yang paling sering muncul adalah apakah transkrip akan otomatis mengambil nilai dari rapor kelas sebelumnya.
Jawabannya tidak selalu.
Pada banyak implementasi E-Rapor, operator tetap harus mengisi kembali nilai akhir secara manual atau melalui impor Excel.
Artinya, meskipun sekolah telah menggunakan E-Rapor selama beberapa tahun, data transkrip tetap memerlukan proses validasi ulang.
Banyak operator baru mengetahui hal ini saat mencoba mencetak transkrip untuk pertama kalinya sehingga mengira aplikasi mengalami gangguan.
Padahal kondisi tersebut memang merupakan mekanisme yang diterapkan pada sistem.
Cara Mencetak Transkrip Nilai
Apabila seluruh data telah lengkap, proses pencetakan dapat dilakukan.
Langkahnya sebagai berikut.
- Buka menu Cetak Transkrip Nilai.
- Atur margin halaman.
- Sesuaikan ukuran tampilan kop surat.
- Pilih kelas yang akan dicetak.
- Klik Generate Data.
- Buka hasil pratinjau.
- Cetak atau simpan dalam format PDF.
Beberapa operator memilih memperbesar skala tampilan hingga sekitar 120 persen agar kop surat terlihat lebih proporsional.
Pengaturan ini sebenarnya tidak baku karena setiap sekolah menggunakan desain kop yang berbeda. Karena itu, lakukan beberapa kali percobaan hingga hasil cetak benar-benar rapi sebelum mencetak seluruh siswa.
Troubleshooting E-Rapor Saat Membuat Transkrip Nilai
| Permasalahan | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Transkrip tidak bisa digenerate | Ada data siswa yang belum lengkap | Periksa kembali seluruh identitas dan nilai siswa |
| Nomor ijazah tidak muncul | File impor belum berhasil | Impor ulang menggunakan template resmi |
| Mata pelajaran kosong | Mapping belum dilakukan | Aktifkan mata pelajaran kemudian lakukan mapping ulang |
| Kop surat tidak tampil | Logo belum diunggah | Upload ulang melalui menu Data Referensi |
| Nama siswa tampil seluruh huruf kapital | Mengikuti data Dapodik | Perbaiki data di Dapodik jika diperlukan |
| Hasil cetak bergeser | Margin belum sesuai | Sesuaikan margin atas, bawah, kiri, dan kanan |
Kendala yang Sering Dialami Operator Sekolah
Berdasarkan pengalaman banyak operator sekolah, hambatan terbesar justru berasal dari detail kecil yang mudah terlewat.
Misalnya, ada satu siswa yang belum memiliki nomor transkrip, satu mata pelajaran belum dimapping, atau ada nilai yang masih kosong.
Ketika kondisi seperti itu terjadi, aplikasi biasanya tidak memberikan penjelasan yang terlalu rinci. Akibatnya operator harus memeriksa data satu per satu hingga menemukan letak masalahnya.
Hal lain yang juga cukup sering ditemui adalah tampilan tempat lahir yang mengikuti data asli dari Dapodik.
Jika pada data induk seluruh huruf ditulis kapital, tampilan pada transkrip juga akan ikut kapital dan tidak dapat diubah langsung melalui E-Rapor. Solusinya adalah memperbaiki data pada sumbernya agar sinkron pada pembaruan berikutnya.
Sedikit waktu untuk melakukan pengecekan sebelum mencetak massal bisa menghemat banyak tenaga dibanding harus mengulang pencetakan puluhan lembar karena ada kesalahan kecil.
Membuat transkrip nilai melalui E-Rapor SD dan SMP 2026 sebenarnya tidak terlalu rumit apabila seluruh data pendukung telah disiapkan sejak awal.
Prosesnya dimulai dari mengunggah kop surat, mengimpor nomor ijazah, melakukan mapping mata pelajaran, mengisi nilai akhir, hingga mencetak dokumen sesuai format sekolah.
Yang paling sering menyebabkan kendala bukan aplikasi E-Rapor itu sendiri, melainkan data yang belum lengkap atau pengaturan awal yang terlewat.
Oleh karena itu, lakukan pengecekan bertahap sebelum menghasilkan transkrip final agar proses penerbitan dokumen kelulusan berjalan lebih lancar.
