DOYANDUIT – Mengatur pembayaran termin jasa di Katalog Elektronik V6 INAPROC menjadi salah satu tahapan penting sebelum transaksi dapat diproses lebih lanjut.
Fitur ini memungkinkan instansi pemerintah dan penyedia menyepakati pembayaran secara bertahap sesuai progres pekerjaan, sehingga transaksi menjadi lebih fleksibel dan transparan.
Dalam praktiknya, masih banyak pengguna yang merasa bingung ketika harus menentukan jumlah termin, mengisi nominal pembayaran, hingga menyesuaikan skema saat proses negosiasi berlangsung.
Bahkan, tidak sedikit yang baru menyadari bahwa skema pembayaran masih dapat diubah sebelum kedua pihak mencapai kesepakatan.
Jika Anda baru pertama kali menggunakan e-Katalog versi terbaru dari LKPP, panduan berikut dapat membantu memahami alur pembayaran termin secara lebih utuh.
Apa Itu Pembayaran Termin di Katalog Elektronik V6?
Pembayaran termin adalah metode pembayaran yang dilakukan secara bertahap berdasarkan kesepakatan antara pembeli dan penyedia.
Skema ini umumnya digunakan pada pengadaan:
- jasa konsultansi;
- jasa lainnya;
- layanan digital;
- pekerjaan yang memiliki beberapa tahapan penyelesaian.
Alih-alih dibayar sekaligus, nilai kontrak dibagi menjadi beberapa termin sesuai target pekerjaan yang telah disepakati.
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna, metode ini jauh lebih mudah digunakan dibanding harus membuat mekanisme pembayaran di luar sistem karena seluruh riwayatnya langsung tercatat pada transaksi.
Cara Menambahkan Skema Pembayaran Termin Saat Checkout
Pengaturan termin dilakukan ketika proses checkout sebelum negosiasi dikirim kepada penyedia.
Berikut langkah-langkahnya.
1. Isi waktu penyelesaian pekerjaan
Pastikan terlebih dahulu kolom waktu penyelesaian pekerjaan telah diisi.
Tahapan ini sering terlewat, padahal sistem membutuhkan informasi tersebut sebagai dasar penyusunan jadwal pembayaran.
2. Pilih metode pembayaran bertahap
Pada bagian Termin Pembayaran, pilih opsi Bertahap.
Setelah itu klik menu Tulis Rencana Pembayaran.
Sistem akan menampilkan jendela pengaturan skema pembayaran.
3. Tentukan jumlah termin
Masukkan jumlah termin sesuai kebutuhan proyek.
Tidak ada jumlah yang harus selalu digunakan karena setiap pekerjaan memiliki karakteristik berbeda.
Sebagai contoh:
- Termin 1 untuk uang muka.
- Termin 2 setelah progres pekerjaan mencapai target tertentu.
- Termin terakhir setelah pekerjaan dinyatakan selesai.
Dalam praktik pengadaan, pembagian termin biasanya disesuaikan dengan milestone pekerjaan agar proses pencairan lebih mudah dipantau.
4. Isi nominal setiap termin
Masukkan nominal pembayaran pada masing-masing termin.
Pastikan seluruh nilai pembayaran jika dijumlahkan sesuai dengan total transaksi.
Kesalahan nominal menjadi salah satu penyebab pengguna harus mengulang proses negosiasi karena nilai kontrak tidak sinkron.
5. Tambahkan catatan pembayaran
Setiap termin dapat diberi keterangan tambahan.
Biasanya berupa:
- estimasi tanggal pembayaran;
- target penyelesaian pekerjaan;
- catatan administratif;
- informasi lain yang disepakati kedua pihak.
Detail kecil seperti ini sering membantu mengurangi miskomunikasi ketika transaksi berlangsung cukup lama.
6. Simpan skema pembayaran
Jika seluruh data sudah benar, klik Simpan.
Skema pembayaran kini menjadi bagian dari transaksi yang akan dikirim kepada penyedia.
Mengirim Skema Pembayaran Bersama Pengajuan Negosiasi
Setelah checkout selesai dilengkapi, pengguna dapat melanjutkan ke proses negosiasi.
Klik Ajukan Negosiasi.
Apabila terdapat layanan tambahan atau produk lain dalam transaksi, masukkan terlebih dahulu nilai negosiasinya.
Sebelum negosiasi dikirim, sistem akan kembali menampilkan ringkasan skema pembayaran.
Ini menjadi kesempatan terakhir untuk memastikan:
- jumlah termin sudah sesuai;
- nominal setiap termin benar;
- jadwal pembayaran tidak keliru;
- seluruh catatan telah diisi dengan jelas.
Jika masih ada yang perlu diperbaiki, pengguna cukup memilih menu Ubah Skema Pembayaran.
Sesudah semuanya sesuai, klik Ajukan Nego agar pengajuan beserta skema pembayaran diteruskan kepada penyedia.
Apa yang Dilihat Penyedia Setelah Negosiasi Masuk?
Begitu pengajuan diterima, penyedia dapat membuka halaman Detail Negosiasi.
Di halaman ini seluruh informasi pembayaran dapat ditinjau kembali sebelum memberikan respons.
Penyedia memiliki beberapa pilihan, antara lain:
- menerima usulan yang diajukan;
- mengubah harga penawaran;
- memperbarui skema pembayaran;
- memilih PIC penandatangan;
- mengirimkan penawaran baru.
Dalam beberapa kasus, penyedia melakukan penyesuaian karena jadwal pembayaran yang diajukan belum sesuai dengan tahapan pekerjaan di lapangan.
Kondisi seperti ini cukup umum terjadi, terutama pada pengadaan jasa yang memiliki durasi pengerjaan lebih panjang dibanding pengadaan barang.
Cara Penyedia Mengubah Skema Pembayaran
Jika diperlukan revisi, penyedia dapat memilih menu Ubah Skema Pembayaran.
Melalui fitur tersebut, penyedia dapat memperbarui:
- jumlah termin;
- nominal pembayaran;
- rincian setiap termin;
- jadwal pembayaran;
- alasan perubahan skema sebelumnya.
Alasan perubahan menjadi bagian yang cukup penting karena akan muncul sebagai informasi bagi pihak pembeli saat melakukan peninjauan ulang.
Setelah seluruh penyesuaian selesai dilakukan, penyedia tinggal menyimpan perubahan tersebut, kemudian mengirimkan penawaran terbaru sebagai bagian dari proses negosiasi.
Cara Pengguna Meninjau Perubahan Skema Pembayaran
Saat penyedia mengirimkan penawaran atau skema pembayaran yang baru, sistem Katalog Elektronik V6 akan menampilkan pemberitahuan pada halaman Detail Negosiasi. Adanya banner informasi ini memudahkan pengguna mengetahui bahwa terdapat perubahan yang perlu ditinjau sebelum transaksi dilanjutkan.
Anda dapat langsung membuka bagian Skema Pembayaran atau memilih menu Ajukan Harga Baru untuk melihat rincian pembaruan yang dikirim penyedia.
Salah satu keunggulan pada versi terbaru ini adalah tersedianya fitur Lihat Detail. Fitur tersebut membantu membandingkan skema pembayaran sebelumnya dengan versi terbaru tanpa harus mengingat satu per satu perubahan yang telah dilakukan.
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna, fitur perbandingan ini cukup membantu ketika proses negosiasi berlangsung beberapa kali.
Perubahan nominal atau jadwal pembayaran menjadi lebih mudah dilacak sehingga risiko salah menyetujui penawaran bisa diminimalkan.
Hal yang dapat dibandingkan meliputi:
- jumlah termin;
- nominal pembayaran pada setiap termin;
- jadwal pembayaran;
- alasan perubahan yang ditambahkan oleh penyedia.
Dengan informasi tersebut, pengguna memiliki dasar yang lebih jelas sebelum mengambil keputusan.
Pilihan Setelah Meninjau Hasil Negosiasi
Setelah seluruh perubahan dipelajari, pengguna dapat menentukan langkah berikutnya sesuai hasil pembahasan dengan penyedia.
Pilihan yang tersedia antara lain:
- mengajukan penawaran baru;
- meminta revisi kembali terhadap skema pembayaran;
- membatalkan proses negosiasi apabila belum tercapai kesepakatan;
- menyetujui hasil negosiasi dengan memilih tombol Setuju Nego.
Pada tahap ini, tidak sedikit pengguna yang langsung menekan tombol persetujuan tanpa memeriksa kembali nominal setiap termin.
Padahal, perubahan kecil pada satu termin saja dapat memengaruhi total pembayaran maupun jadwal pencairan anggaran.
Karena itu, luangkan waktu beberapa menit untuk memastikan seluruh rincian sudah sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan hasil komunikasi kedua belah pihak.
Di Mana Hasil Skema Pembayaran Disimpan?
Setelah pembeli dan penyedia sama-sama menyetujui hasil negosiasi, sistem akan menyimpan skema pembayaran sebagai bagian dari transaksi.
Informasi tersebut dapat dilihat pada:
- halaman Detail Pesanan;
- kolom Skema Pembayaran di dalam Surat Pesanan;
- dokumen transaksi yang telah disepakati.
Penyimpanan otomatis ini membuat seluruh riwayat negosiasi lebih mudah ditelusuri apabila suatu saat diperlukan proses audit atau pemeriksaan administrasi.
Kesalahan yang Sering Terjadi saat Mengatur Pembayaran Termin
Walaupun alurnya cukup sederhana, masih ada beberapa kendala yang kerap dialami pengguna, terutama bagi yang baru beralih ke Katalog Elektronik V6.
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| Tombol Simpan tidak aktif | Data termin belum lengkap | Pastikan seluruh kolom wajib telah diisi. |
| Total nominal tidak sesuai | Nilai setiap termin belum sama dengan total transaksi | Hitung kembali seluruh nominal sebelum menyimpan. |
| Jadwal pembayaran membingungkan | Catatan termin tidak diisi | Tambahkan tanggal atau keterangan pada setiap termin. |
| Negosiasi harus diulang | Ada perubahan harga atau termin | Gunakan menu Ubah Skema Pembayaran lalu kirim penawaran terbaru. |
| Salah menyetujui negosiasi | Tidak membandingkan perubahan | Gunakan fitur Lihat Detail sebelum memilih Setuju Nego. |
Dari berbagai pengalaman pengguna, kesalahan paling sering justru bukan berasal dari sistem, melainkan karena terburu-buru menyelesaikan proses checkout tanpa mengecek kembali rincian pembayaran.
Agar Proses Negosiasi Lebih Lancar
Beberapa langkah sederhana berikut dapat membantu mempercepat proses persetujuan antara pembeli dan penyedia.
- Tentukan jumlah termin sejak awal sesuai tahapan pekerjaan.
- Pastikan total nominal pembayaran sudah sesuai nilai transaksi.
- Berikan keterangan yang jelas pada setiap termin agar mudah dipahami.
- Gunakan alasan perubahan secara informatif ketika merevisi skema pembayaran.
- Selalu manfaatkan fitur perbandingan sebelum menyetujui hasil negosiasi.
Pendekatan seperti ini biasanya membuat komunikasi kedua belah pihak lebih efisien karena setiap perubahan terdokumentasi dengan jelas di dalam sistem.
Fitur pembayaran termin pada Katalog Elektronik V6 INAPROC dirancang untuk memberikan fleksibilitas dalam transaksi jasa maupun layanan digital.
Pengguna dapat menyusun pembayaran secara bertahap sejak proses checkout, kemudian menyesuaikannya kembali selama negosiasi berlangsung apabila diperlukan.
Versi terbaru juga menghadirkan proses yang lebih transparan berkat adanya riwayat perubahan dan fitur perbandingan skema pembayaran.
Bagi pengguna yang baru mencoba sistem ini, langkah paling aman adalah selalu memeriksa kembali nominal, jadwal pembayaran, serta alasan perubahan sebelum menyetujui negosiasi.
