DOYANDUIT – Banyak ASN baru sadar skor Document Management System (DMS) mereka ternyata masih rendah saat membuka layanan MyASN di platform ASN Digital milik Badan Kepegawaian Negara (BKN). Padahal, skor DMS cukup penting karena berkaitan dengan kelengkapan arsip digital pegawai.
Di lapangan, kasus yang paling sering terjadi justru sederhana: dokumen belum diunggah, file salah, atau status masih menunggu validasi verifikator BKPSDM.
Menariknya, beberapa pengguna mengaku skor DMS langsung naik setelah melengkapi dokumen jabatan dan ijazah yang sebelumnya kosong. Meski begitu, proses validasi tetap membutuhkan waktu karena harus dicek admin unit kepegawaian.
Berikut panduan lengkap cara mengisi dan menaikkan skor DMS ASN Digital berdasarkan alur yang saat ini digunakan di sistem BKN.
Apa Itu DMS di ASN Digital?
DMS atau Document Management System merupakan fitur arsip digital pegawai di layanan ASN Digital BKN.
Fungsinya untuk menyimpan dokumen penting ASN secara terpusat, mulai dari:
- SK jabatan
- Ijazah
- Transkrip nilai
- Dokumen pangkat
- Arsip kepegawaian lainnya
Semakin lengkap dokumen yang terunggah dan tervalidasi, biasanya skor DMS juga ikut meningkat.
Saat ini, banyak instansi mulai aktif meminta pegawai melengkapi DMS karena berkaitan dengan validitas data ASN secara nasional.
Cara Login ASN Digital dan Cek Skor DMS
Langkah pertama tentu masuk ke layanan ASN Digital.
Berikut tahapannya:
1. Buka Browser Google Chrome
Sebagian pengguna menyebut akses ASN Digital lebih stabil lewat Google Chrome dibanding browser lain, terutama saat upload file PDF.
2. Kunjungi Website ASN Digital BKN
Masuk ke portal resmi ASN Digital dari Badan Kepegawaian Negara.
Kemudian login menggunakan:
- Username ASN
- Password akun
- OTP verifikasi
Jika OTP tidak masuk, biasanya kendala terjadi karena email atau nomor HP belum sinkron.
3. Masuk ke Menu MyASN
Setelah berhasil login:
- Klik “Layanan Individu ASN”
- Pilih “MyASN”
Di halaman inilah skor DMS akan terlihat.
Sebagian pengguna kaget karena nilainya masih rendah meski sudah lama menjadi ASN. Biasanya penyebabnya karena ada dokumen yang belum diunggah atau belum diverifikasi.
Cara Mengisi dan Melengkapi Dokumen DMS
Bagian ini yang paling penting.
Untuk menaikkan skor DMS, pengguna wajib melengkapi dokumen pada menu arsip utama maupun arsip kondisional.
Masuk ke Menu DMS
Klik menu:
DMS → Arsip Utama
Di sini sistem akan menampilkan daftar dokumen yang wajib diisi.
Jika ada tulisan merah atau status belum lengkap, berarti dokumen tersebut masih kosong.
Dokumen yang Paling Sering Belum Lengkap
Berdasarkan pengalaman sejumlah pengguna ASN, ada dua dokumen yang paling sering menyebabkan skor DMS rendah:
| Dokumen | Penyebab Belum Lengkap | Solusi |
|---|---|---|
| SK Jabatan | File belum diupload | Unggah SK jabatan terbaru |
| Ijazah dan Transkrip | Dokumen belum digabung | Upload file PDF lengkap |
Bagian yang cukup membingungkan biasanya saat mencari jenis dokumen jabatan yang sesuai. Beberapa ASN menemukan nama jabatan administrasi berbeda dengan SK yang dimiliki.
Karena itu, pastikan file yang diunggah benar-benar sesuai dengan data jabatan di sistem.
Cara Upload SK Jabatan di DMS
Berikut langkah upload dokumen jabatan:
1. Klik Menu Jabatan
Masuk ke bagian yang masih berwarna merah.
2. Scroll ke Bawah
Cari tombol:
- Upload Dokumen
3. Pilih File SK Jabatan
Upload dokumen SK dalam format yang diminta sistem.
Biasanya file PDF lebih mudah diterima dibanding hasil scan foto yang ukurannya terlalu besar.
4. Tunggu Status Berubah
Jika berhasil diunggah:
- ikon akan berubah menjadi simbol jam
Artinya dokumen sedang menunggu proses verifikasi BKPSDM.
Dalam beberapa kasus, pengguna harus menunggu beberapa hari sebelum status berubah menjadi tervalidasi.
Cara Upload Ijazah dan Transkrip Nilai
Selain SK jabatan, dokumen pendidikan juga wajib dilengkapi.
Yang diminta biasanya:
- Ijazah
- Transkrip nilai atau daftar nilai
Cara upload-nya hampir sama:
- Klik menu pendidikan
- Pilih upload dokumen
- Cari file ijazah
- Unggah dokumen
Setelah berhasil, status kembali berubah menjadi ikon jam.
Banyak pengguna gagal di tahap ini karena file terlalu buram atau ukuran terlalu besar. Ada juga yang hanya mengunggah ijazah tanpa transkrip sehingga usulan ditolak verifikator.
Berapa Lama Verifikasi DMS?
Berdasarkan alur yang berjalan saat ini, proses validasi admin DMS biasanya memerlukan waktu sekitar 6 hari kerja.
Namun di beberapa daerah, proses bisa lebih cepat atau lebih lama tergantung antrean verifikasi BKPSDM masing-masing instansi.
Jika dokumen diterima:
- skor DMS akan meningkat
Jika ditolak:
- pengguna harus memperbaiki file sesuai catatan verifikator
Biasanya alasan penolakan meliputi:
- dokumen tidak jelas
- file salah upload
- data tidak sesuai
- halaman kurang lengkap
Agar Skor DMS Cepat Naik
Berikut beberapa hal kecil yang ternyata cukup membantu:
Gunakan Scan PDF yang Jelas
Hindari foto miring atau gelap.
Gabungkan Dokumen dalam Satu File
Terutama ijazah dan transkrip nilai.
Cek Ukuran File
Beberapa pengguna gagal upload karena ukuran terlalu besar.
Upload Sesuai Jenis Dokumen
Jangan asal pilih kategori arsip.
Rutin Cek Status Verifikasi
Kadang ada revisi yang harus segera diperbaiki.
Kendala yang Sering Dialami Pengguna DMS
Berikut masalah yang paling sering muncul saat mengakses ASN Digital:
| Masalah | Penyebab | Solusi |
|---|---|---|
| OTP tidak masuk | Email bermasalah | Cek spam atau nomor HP |
| Upload gagal | Ukuran file besar | Kompres PDF |
| Status lama diverifikasi | Antrean admin | Tunggu beberapa hari |
| Dokumen ditolak | File tidak sesuai | Upload ulang dokumen benar |
Di lapangan, proses upload sebenarnya tidak terlalu sulit. Yang sering membuat pengguna bingung justru bagian validasi dan status dokumen yang tidak langsung berubah.
Melengkapi DMS ASN Digital memang terlihat sederhana, tetapi detail kecil seperti jenis dokumen, kualitas scan, hingga format file ternyata sangat berpengaruh terhadap proses verifikasi.
Saat ini, banyak instansi mulai lebih ketat dalam pengecekan arsip digital ASN. Karena itu, memastikan dokumen DMS lengkap sejak awal bisa menghindari kendala administrasi di kemudian hari.
