DOYANDUIT – Perjalanan dinas menjadi bagian penting dalam pelaksanaan tugas instansi pemerintah. Namun, pelaksanaannya tidak bisa dilakukan sembarangan, terutama jika berkaitan dengan penugasan yang berpotensi tumpang tindih atau rangkap.
Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Kementerian Keuangan menegaskan bahwa perjalanan dinas rangkap atau ganda tidak diperbolehkan karena berisiko menimbulkan duplikasi pembayaran dan bertentangan dengan prinsip pengelolaan keuangan negara yang baik.
Dalam praktiknya, masih ditemukan kasus pegawai menerima lebih dari satu surat tugas pada waktu yang bersamaan atau memiliki kegiatan yang saling beririsan.
Situasi seperti ini sering memunculkan pertanyaan mengenai hak pembayaran perjalanan dinas dan tanggung jawab satuan kerja.
Prinsip Pelaksanaan Perjalanan Dinas Menurut Ditjen Perbendaharaan
Mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-22/PB/2013, pelaksanaan perjalanan dinas harus memperhatikan beberapa prinsip utama.
1. Selektif
Perjalanan dinas hanya dilakukan apabila benar-benar diperlukan untuk mendukung pelaksanaan tugas dan pencapaian target kinerja.
2. Sesuai Ketersediaan Anggaran
Setiap penugasan harus mempertimbangkan kemampuan anggaran yang tersedia pada kementerian atau lembaga terkait.
3. Efisien dan Efektif
Biaya yang dikeluarkan harus memberikan manfaat yang sebanding dengan tujuan kegiatan yang dilaksanakan.
4. Transparan dan Akuntabel
Seluruh proses perjalanan dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari sisi administrasi maupun penggunaan anggaran.
Keempat prinsip tersebut menjadi dasar penting untuk mencegah terjadinya perjalanan dinas yang tumpang tindih maupun pembayaran ganda.
Apakah Perjalanan Dinas Rangkap Diperbolehkan?
Jawabannya tidak.
Ditjen Perbendaharaan secara tegas menyatakan bahwa penugasan perjalanan dinas rangkap atau ganda di satuan kerja tidak diperbolehkan.
Larangan ini bertujuan menjaga efisiensi penggunaan anggaran negara sekaligus menghindari potensi penyimpangan administrasi.
Dalam beberapa kasus, duplikasi penugasan dapat terjadi karena koordinasi yang kurang optimal antarunit kerja. Misalnya, seorang pegawai mendapatkan dua surat tugas berbeda dengan jadwal dan lokasi kegiatan yang sama atau saling beririsan.
Meski terkadang terjadi karena faktor administratif, kondisi tersebut tetap harus segera ditindaklanjuti agar tidak menimbulkan masalah pada tahap pembayaran.
Tanggung Jawab Atasan Pelaksana SPD
Saat ditemukan adanya duplikasi penugasan dalam Surat Tugas, atasan pelaksana Surat Perjalanan Dinas (SPD) memiliki tanggung jawab penting.
Atasan wajib memastikan bahwa tidak terjadi duplikasi pembayaran atas pelaksanaan tugas tersebut.
Artinya, meskipun terdapat lebih dari satu surat tugas yang diterbitkan, pembayaran perjalanan dinas tidak boleh dilakukan dua kali untuk kegiatan yang sama.
Pengawasan ini menjadi bagian dari sistem pengendalian internal yang bertujuan menjaga akuntabilitas pengelolaan anggaran.
Risiko Duplikasi Pembayaran Perjalanan Dinas
Kelebihan pembayaran perjalanan dinas dapat menimbulkan sejumlah konsekuensi, baik bagi pegawai maupun satuan kerja.
Berikut beberapa risiko yang sering menjadi perhatian auditor:
| Risiko | Dampak |
|---|---|
| Pembayaran ganda | Menimbulkan kerugian negara |
| Temuan audit | Menjadi catatan pemeriksaan internal maupun eksternal |
| Pengembalian dana | Pegawai wajib mengembalikan kelebihan pembayaran |
| Administrasi tidak tertib | Mengganggu akuntabilitas laporan keuangan |
| Potensi sanksi | Bergantung pada hasil pemeriksaan dan ketentuan yang berlaku |
Berdasarkan pengalaman sejumlah satuan kerja saat menghadapi pemeriksaan, kasus perjalanan dinas ganda sering kali muncul bukan karena unsur kesengajaan, melainkan akibat lemahnya verifikasi dokumen sebelum pembayaran dilakukan.
Karena itu, proses pengecekan surat tugas dan SPD menjadi tahapan yang tidak boleh dilewatkan.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Terjadi Kelebihan Pembayaran?
Apabila ditemukan adanya duplikasi pembayaran perjalanan dinas, kelebihan pembayaran tersebut wajib disetorkan kembali ke kas negara pada kesempatan pertama.
Langkah ini penting untuk menghindari akumulasi temuan saat audit maupun pemeriksaan keuangan.
Secara umum, proses yang biasanya dilakukan meliputi:
- Identifikasi adanya pembayaran ganda.
- Verifikasi dokumen perjalanan dinas.
- Perhitungan nilai kelebihan pembayaran.
- Penyetoran ke kas negara.
- Penyimpanan bukti setor sebagai dokumen pertanggungjawaban.
Dalam praktik lapangan, semakin cepat koreksi dilakukan, semakin mudah pula proses administrasinya.
Penyebab Umum Terjadinya Perjalanan Dinas Ganda
Meski aturan sudah cukup jelas, beberapa kondisi berikut masih sering menjadi pemicu terjadinya duplikasi penugasan.
Kurangnya Koordinasi Antar Unit
Satu pegawai dapat ditugaskan oleh dua unit berbeda tanpa adanya sinkronisasi jadwal.
Verifikasi Dokumen Belum Maksimal
Petugas administrasi terkadang hanya memeriksa kelengkapan berkas tanpa mencocokkan waktu dan lokasi kegiatan.
Perubahan Jadwal yang Tidak Terdokumentasi
Perubahan agenda mendadak yang tidak segera diperbarui dalam sistem administrasi dapat memicu kesalahan pembayaran.
Banyaknya Kegiatan dalam Waktu Bersamaan
Pada periode tertentu, terutama menjelang akhir tahun anggaran, intensitas kegiatan meningkat sehingga risiko tumpang tindih penugasan ikut bertambah.
Mencegah Duplikasi Pembayaran Perjalanan Dinas
Agar perjalanan dinas berjalan sesuai aturan, satuan kerja dapat menerapkan beberapa langkah berikut:
- Membuat database perjalanan dinas yang terintegrasi.
- Melakukan pengecekan jadwal sebelum menerbitkan surat tugas.
- Meningkatkan koordinasi antarunit kerja.
- Melakukan verifikasi silang terhadap SPD dan dokumen pendukung.
- Menyimpan arsip digital seluruh dokumen perjalanan dinas.
- Melakukan evaluasi berkala terhadap proses administrasi perjalanan dinas.
Langkah sederhana tersebut sering kali lebih efektif dibandingkan harus melakukan koreksi setelah pembayaran terlanjur dilakukan.
Ketentuan pembayaran perjalanan dinas rangkap atau ganda pada dasarnya sangat jelas. Sesuai pedoman Ditjen Perbendaharaan, penugasan perjalanan dinas yang tumpang tindih tidak diperbolehkan dan setiap atasan pelaksana SPD wajib memastikan tidak terjadi pembayaran ganda.
Jika kelebihan pembayaran terlanjur terjadi, dana tersebut harus segera disetorkan kembali ke kas negara. Di tengah tuntutan transparansi pengelolaan anggaran yang semakin tinggi, pengawasan administrasi perjalanan dinas menjadi hal yang tidak bisa dianggap sepele.
Bagi pengelola keuangan maupun pelaksana kegiatan, memastikan satu perjalanan hanya dibayar satu kali merupakan langkah sederhana yang dapat mencegah berbagai persoalan di kemudian hari.
