DOYANDUIT – Pembatalan perjalanan dinas adalah situasi yang cukup sering terjadi di lingkungan instansi pemerintah.
Perubahan kebijakan, penyesuaian agenda pimpinan, hingga kondisi darurat kantor dapat membuat tugas perjalanan dinas yang sudah direncanakan harus dihentikan.
Pertanyaan yang kerap muncul kemudian adalah: apakah biaya yang sudah timbul bisa dibebankan ke DIPA satuan kerja?
Berdasarkan ketentuan resmi Kementerian Keuangan, pembatalan perjalanan dinas dapat dipertanggungjawabkan secara anggaran, sepanjang memenuhi syarat tertentu dan bukan disebabkan oleh kepentingan pribadi.
Aturan ini penting dipahami agar satuan kerja tidak keliru dalam menyusun SPJ dan menghindari temuan pemeriksaan di kemudian hari.
Dasar Hukum Pembatalan Perjalanan Dinas
Ketentuan mengenai pembatalan perjalanan dinas mengacu pada PMK Nomor 113 Tahun 2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri, sebagaimana telah diubah terakhir dengan PMK Nomor 119 Tahun 2023.
Regulasi ini menjadi rujukan utama bagi seluruh instansi pemerintah dalam mengelola perjalanan dinas, termasuk ketika terjadi pembatalan.
Dalam praktiknya, Kementerian Keuangan melalui kanal edukasi resminya menegaskan bahwa pembebanan biaya pembatalan harus didasarkan pada kepentingan dinas atau kantor, bukan karena alasan pribadi pegawai.
“Pembatalan perjalanan dinas yang dibebankan pada DIPA wajib dilandasi kepentingan kedinasan dan dipertanggungjawabkan secara formal maupun material,” demikian penegasan dalam materi Learning Center Kemenkeu.
Pernyataan ini menegaskan pentingnya akuntabilitas sejak tahap perencanaan hingga pertanggungjawaban anggaran.
Ketentuan Pasal 33: Apa yang Diatur?
Dalam PMK tersebut, ketentuan pembatalan perjalanan dinas diatur secara spesifik pada Pasal 33. Pasal ini menjadi pegangan utama bagi KPA, PPK, dan pelaksana SPD.
Biaya Pembatalan Dapat Dibebankan ke DIPA
Pasal 33 ayat (1) menyebutkan bahwa apabila terjadi pembatalan pelaksanaan Perjalanan Dinas Jabatan, biaya pembatalan dapat dibebankan pada DIPA satuan kerja terkait. Artinya, negara tetap dapat menanggung biaya yang sudah terlanjur timbul, sepanjang prosedurnya benar.
Namun, fleksibilitas ini tidak bersifat mutlak. Ada persyaratan administratif yang harus dipenuhi agar pembebanan anggaran sah secara hukum.
Dokumen Wajib yang Harus Dilampirkan
Pasal 33 ayat (2) mengatur secara rinci dokumen yang wajib disertakan dalam pertanggungjawaban biaya pembatalan. Dokumen tersebut meliputi:
- Surat Pernyataan Pembatalan Tugas Perjalanan Dinas Jabatan dari atasan pelaksana SPD
(atau paling rendah Pejabat Eselon II bagi pelaksana SPD di bawah Pejabat Eselon III ke bawah). - Surat Pernyataan Pembebanan Biaya Pembatalan Perjalanan Dinas Jabatan.
- Pernyataan atau tanda bukti besaran pengembalian biaya transportasi dan/atau penginapan dari penyedia jasa, yang disahkan oleh PPK.
Dokumen ini menjadi bukti bahwa pembatalan dilakukan secara resmi, terkontrol, dan dapat dipertanggungjawabkan dalam pemeriksaan.
Jenis Biaya yang Bisa Dipertanggungjawabkan
Tidak semua biaya otomatis bisa dibebankan ke DIPA. Pasal 33 ayat (3) memberikan batasan yang jelas terkait jenis biaya pembatalan yang diperbolehkan.
Biaya yang dapat dibebankan meliputi:
- Biaya pembatalan tiket transportasi atau biaya penginapan; atau
- Sebagian atau seluruh biaya tiket transportasi dan/atau penginapan yang tidak dapat direfund oleh penyedia jasa.
Dalam praktik, kondisi non-refundable inilah yang paling sering terjadi, terutama pada tiket pesawat promo atau pemesanan hotel dengan kebijakan khusus.
Sebagai catatan, berdasarkan pengamatan di lapangan pada tahun-tahun terakhir, banyak satuan kerja yang masih ragu membebankan biaya non-refundable karena khawatir menjadi temuan. Padahal, selama dokumen lengkap dan alasannya murni kedinasan, pembebanan tersebut sah menurut aturan.
Peran dan Tanggung Jawab KPA
Dalam pembatalan perjalanan dinas, Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) memegang peran sentral. KPA bertanggung jawab secara material dan formal atas pembebanan biaya pembatalan ke DIPA.
Artinya, KPA harus memastikan bahwa:
- Alasan pembatalan benar-benar terkait kepentingan dinas.
- Seluruh dokumen pendukung tersedia dan valid.
- Proses pencatatan dan pelaporan dilakukan sesuai ketentuan.
Kehati-hatian KPA bukan berarti menghindari pembebanan, melainkan memastikan setiap rupiah memiliki dasar hukum yang jelas.
Mekanisme SPJ dalam Pembatalan Perjalanan Dinas
Dalam pelaksanaannya, penyusunan SPJ pembatalan perjalanan dinas dilakukan seperti pertanggungjawaban perjalanan dinas pada umumnya, dengan melampirkan dokumen yang dipersyaratkan.
Namun, terdapat pengecualian penting. Apabila tiket transportasi tidak dapat direfund oleh perusahaan jasa, maka SPJ cukup dilampiri:
- Surat Pernyataan Pembatalan Tugas Perjalanan Dinas; dan
- Surat Pernyataan Pembebanan Biaya Pembatalan.
Ketentuan ini memberikan kemudahan administratif, sekaligus tetap menjaga prinsip akuntabilitas. Bagi bendahara dan PPK, memahami detail ini dapat menghemat waktu dan mencegah pengembalian berkas saat pemeriksaan.
